Wichtige E-Mails: So kann man sicherstellen, ob eine Mail auch wirklich gelesen wurde
Funktion nur innerhalb eines Unternehmens verfügbar
Im beruflichen Alltag erhalten die Deutschen durchschnittlich etwa 26 E-Mails pro Tag, wie der Branchenverband Bitkom berichtet. In dieser Flut von Nachrichten gibt es jedoch immer wieder besonders wichtige E-Mails, bei denen es von entscheidender Bedeutung ist, sicherzustellen, dass sie vom Empfänger gelesen werden.
Laut Google ist die Lesebestätigung-Funktion nur verfügbar, wenn man innerhalb eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung Gmail verwendet. Das bedeutet, dass diese Funktion im Schriftverkehr mit externen Kontakten, wie Kunden, nicht zur Verfügung steht. Ebenso gilt dies für den Versand von Nachrichten an Mailinglisten oder Gruppen. Bevor man Lesebestätigungen nutzen kann, muss diese Funktion laut Google von den Administratoren des eigenen Gmail-Kontos freigeschaltet werden.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Um eine Lesebestätigung anzufordern, muss man Gmail entweder auf dem Smartphone oder im Browser öffnen. Anschließend klickt man im oberen Bereich des Postfachs auf "Schreiben", um eine neue Nachricht zu erstellen. Nachdem man eine E-Mail verfasst hat, klickt man unten rechts auf "Weitere Optionen" (dargestellt durch drei Punkte oder ein Zahnrad-Symbol). Danach wählt man "Lesebestätigung anfordern" aus den verfügbaren Optionen aus und sendet die E-Mail wie gewohnt ab. Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, wird er aufgefordert, die Lesebestätigung zu senden. Stimmt der Empfänger zu, erhält man eine Benachrichtigung im eigenen Postfach, dass die E-Mail gelesen wurde.
In diesen Fällen gibt es keine Lesebestätigung
Lesebestätigungen sind mit den meisten E-Mail-Systemen kompatibel, aber es gibt Situationen, in denen keine Bestätigung gesendet wird. Das passiert beispielsweise, wenn Nachrichten an eine Mailingliste oder einen Gruppenalias geschickt werden, wie Google berichtet. Ebenso können Administratoren die Funktion auf interne Empfänger oder bestimmte externe Kontakte einschränken. Bei E-Mail-Programmen, die nicht in Echtzeit synchronisieren, wie POP-Clients oder G Suite Sync-Clients, die nur bei Bedarf synchronisieren, wird ebenfalls keine Lesebestätigung gesendet. Zudem kann es bei IMAP-basierten E-Mail-Clients vorkommen, dass eine Lesebestätigung manuell statt automatisch zurückgesendet wird.
Google führt weiter aus, dass die Lesebestätigungen keine zuverlässige Garantie dafür bieten, dass eine E-Mail tatsächlich gelesen wurde. Der Zeitpunkt und die Art der Bestätigung hängen vom E-Mail-System des Empfängers ab. Beispielsweise kann eine Lesebestätigung von einem Nutzer mit einem IMAP-Client gesendet werden, auch wenn die Nachricht nur als gelesen markiert wurde, ohne sie tatsächlich zu öffnen. Bei einigen mobilen Systemen ohne IMAP-Unterstützung ist der Versand von Lesebestätigungen gar nicht möglich, so Google.
Redaktion finanzen.net
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