Firmenwagen: Freude am Sparen

von Sophie Brandt, Euro am Sonntag

Es gibt wohl keine Berufsgruppe, deren Toiletten- und Waschgewohnheiten besser erforscht sind als die der Lkw-Fahrer. Warum das so ist, bestimmt das deutsche Steuerrecht. Nach einem Erlass des Bundes­finanzministeriums (Az. IV C 5 — S 2353/12/10009) müssen Brummifahrer in einem Fahrtenbuch ihre Kosten für Dusch- und Toilettenpausen minutiös ermitteln — und das für den Zeitraum von mindestens drei Monaten. Denn nur so kann sich das Finanzamt ein Bild über die Reisenebenkosten machen. Ähnlich genau nimmt es der Fiskus bei Julia Clemens. Die freiberufliche PR-Beraterin gehört zum Heer der Halter von Firmenwagen. Laut Automobilverbänden ist fast jeder Dritte der gut 42 Millionen in Deutschland zugelassenen Pkw ein Firmenwagen. Julia Clemens muss — wie Brummifahrer auch — ein Fahrtenbuch führen. Die Reisenebenkosten muss sie zwar nicht angeben, doch sie ächzt unter dem Aufwand. „Mein Steuerberater vergleicht ein Fahrtenbuch vom Aufwand mit einer strafbefreienden Selbstanzeige“, sagt Clemens.

Das mag übertrieben sein, doch der Papierkrieg kann nervenaufreibend werden. „Um dem Finanzamt zu zeigen, dass man seinen Wagen nicht privat nutzt, muss man exakt nachweisen, wie viele Kilometer beruflich und wie viele denn privat gefahren wurden“, sagt Clemens.

Der Fiskus prüft ganz genau
Damit die PR-Beraterin die Kosten für ihren Wagen von der Steuer absetzen kann, muss sie täglich zu Fahrtbeginn und zum Fahrtende den genauen Kilometerstand aufschreiben. Der aufgesuchte Ort — in Großstädten inklusive der Straße —, der Kunde oder Geschäftszweck müssen ebenfalls im Fahrtenbuch stehen. Zum Vergleich: Steuerhinterzieher, die sich reinwaschen wollen, müssen auch sämtliche Transaktionen, bei denen sie den Fiskus geprellt haben, auflisten. Das Fahrtenbuch muss einem Abgleich mit ­allen vorgelegten Belegen standhalten. Wer also Tank- oder Parkbelege von Tagen einreicht, an denen das Fahrzeug laut Buch gar nicht bewegt wurde, bekommt Probleme.

Selbst elektronische Fahrtenbücher werden manchmal nicht anerkannt, unter anderem weil sie mit Spezialsoftware manipuliert werden können. Für die Zukunft sollen strenge Grundsätze zur Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher Anwendung finden, die von der Oberfinanzdirektion Rheinland zusammengestellt wurden. Wer sein Fahrtenbuch umsonst geführt hat, muss nicht verzweifeln. Für solche Fälle gibt es die sogenannte Ein-Prozent-Regelung.

Hierbei müssen Besitzer von Firmenwagen und nicht selbstständige Halter von Dienstwagen, die ihr Auto auch privat nutzen, jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises eines Neuwagens versteuern. Kostet der Wagen also regulär 80.000 Euro, sind somit zwölf Prozent im Jahr, sprich 9.600 Euro, als Privatnutzung zu versteuern. Dies beinhaltet dann allerdings auch Sprit und laufende Kosten. Wenn es sich beim Wagen um einen gebrauchten für 40 000 Euro handelt, sind trotzdem 9.600 Euro im Jahr zu versteuern, da der Bruttolistenpreis für einen entsprechenden Neuwagen zugrunde gelegt wird.

Dritter Weg für Gebrauchte
Wem das Fahrtenbuch zu aufwendig ist und wer zudem glaubt, dass er mit der Ein-Prozent-Regelung zu wenig absetzen kann, hat eine Alternative. Diese lohnt sich zumindest für diejenigen, die keinen Neuwagen als Dienstauto fahren.

Hier reicht es, nur die Kilometerstände des Fahrzeugs zu Jahresanfang und Jahresende zu notieren. In einem Notizheft oder Kalender werden die beruflichen Fahrten, also Datum, Anlass, aufgesuchter Ort und Geschäftspartner sowie gefahrene Kilometer, protokolliert. Am Jahresende werden die beruflichen Kilometer zusammengerechnet, und Dienstwagennutzer können pro Kilometer 30 Cent geltend machen.

Gerade bei älteren Fahrzeugen und vielen Fahrkilometern bedeutet das geringeren Aufwand. Steuerlich lohnt sich das Ergebnis ebenso wie die Ein-Prozent-Regelung.
Wer sich dagegen einen Neuwagen zulegt, sollte zunächst die Fahrtenbuchmethode versuchen. Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch doch verwirft, die Ein-Prozent-Regelung akzeptieren. Dies entspricht in etwa einer 30-prozentigen Eigennutzung und ist nicht unverhältnismäßig.

Zuschuss für Unternehmer
Wer als Unternehmer seinen Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent beruflich nutzt, kann es seinem Betrieb zuordnen. Die in einem Kaufpreis — und auch in allen laufenden Kosten — enthaltene Umsatzsteuer kann in dem Jahr, in dem sie fällig wird, beim Finanzamt als Vorsteuer geltend gemacht werden. Vorteil: In dem Jahr, in dem der Wagen neu angeschafft wird, gibt es hierdurch ­einiges an Geld. In den nächsten Jahren ist für private Fahrten in der ­Umsatzsteuererklärung eine sogenannte unentgeltliche Wertabgabe anzusetzen. Hierfür kann der private Anteil anhand eines einfachen Kalenders geschätzt werden.

Kompliziert wird es bei Freiberuflern oder Gewerbetreibenden bei der Einkommensteuer. Denn hier hat man die Qual der Wahl und sollte richtig rechnen.
So fördert der Fiskus die Neuanschaffung eines Pkw — die Regelung gilt auch für Gebrauchtwagen — schon Jahre vor dem Kauf. Der sogenannte Investitionsabzug, auch 7g-Rücklage genannt, macht’s möglich. Wer mittels Steuererklärung kundtut, dass er sich ein neues Fahrzeug zulegen will, kann so bis zu 40 Prozent der künftigen Anschaffungskosten als Abzugsbetrag geltend machen. Hintergrund: Die durch frühzeitige Steuerersparnis gewonnene Liquidität soll dem Unternehmer den Kauf erst möglich machen.

Doch Vorsicht: Das Fahrzeug muss später nämlich fast ausschließlich betrieblich genutzt werden. Im Klartext: Neun von zehn Kilometern muss der Wagen also beruflich unterwegs gewesen sein. Der Nachweis kann beispielsweise mit einem Fahrtenbuch des bisherigen Firmenfahrzeugs erbracht werden.

Wurde dies tatsächlich zu 90 Prozent oder mehr betrieblich genutzt, wird das Finanzamt dies auch für den neuen Wagen annehmen. Wurde das bisherige Fahrzeug allerdings weit weniger beruflich bewegt, muss der Käufer gute Argumente vorbringen, warum das neue Fahrzeug denn künftig mehr zum Einsatz kommen soll oder muss. Ein Tipp: Auch ein rückwirkender Nachweis mit Fahrtenbuch des neuen Pkw ist möglich. Das lohnt sich, wenn der Sachbearbeiter des Finanzamtes die 90 Prozent partout nicht annehmen will.

Und noch einen Haken gibt es. Der Investitionsabzug wird, wenn der geplante Kauf nicht innerhalb von drei Jahren zustande kam, rückwirkend automatisch aufgelöst. Das bedeutet, die Steuer entsteht dann so, wie sie ohne den Freibetrag entstanden wäre. Zusätzlich verlangt das Finanzamt noch satte Nachzahlungszinsen von sechs Prozent im Jahr. Das heißt: Unternehmer sollten sich schon sicher sein, den Wagen tatsächlich zu kaufen. Sonst wird’s teuer. Die strikte Regelung und sechs Prozent Zinsen haben PR-Beraterin Clemens abgeschreckt. Sie verzichtet auf diesen Steuerkniff und bleibt beim Fahrtenbuch.