So ist elektronische Kommunikation mit Behörden rechtskräftig

Während beispielsweise Anträge auf staatliche Leistungen bei den Behörden auch mündlich gestellt (und ebenso abgelehnt) werden können, verlangt andere Kommunikation mit den Behörden die Schriftform. So müssen etwa Nachweise oft schriftlich eingereicht werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass das schriftlich verlangte Dokument als Original und auf Papier beim Amt eingehen muss: Seit August 2013 regelt das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (e-Government-Gesetz) die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation mit den Behörden.

Wenn keine Schriftform verlangt ist, können Anträge auch telefonisch oder per Chat gestellt werden

Wenn also ein Dokument in Schriftform verlangt wird, kann dies seit 2013 mit wenigen Ausnahmen elektronisch erstellt und abgegeben werden. Zu den Ausnahmen gehören dem Informationsportal Heise zufolge etwa Eheverträge, die nur auf Papier und mit notarieller Beglaubigung aufgestellt werden können.

Herkömmlich verlangt eine Erklärung in Schriftform formal immer eine eigenhändige Unterschrift. Mittlerweile werden in vielen Bereichen neben Originaldokumenten auch Kopien, Scans oder Faxe als rechtsgültiges Dokument akzeptiert. Heise zufolge können Anträge bei Behörden - sofern dieses Angebot besteht - sogar telefonisch oder per Chat gestellt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, elektronisch die Schriftform zu erfüllen

Laut e-Government-Gesetz muss die elektronische Version der Schriftform bei der Kommunikation mit den Behörden eines der folgenden Kriterien erfüllen:

Das Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur entspricht nicht einer beispielsweise auf dem Tablet geschriebenen Unterschrift oder einem Scan einer handschriftlichen Unterschrift auf Papier, sondern muss eigens per Computerprogramm erstellt werden. Da dies sehr aufwendig sein kann, regelt Paragraf 2 Absatz 2 e-Government-Gesetz, dass jede Behörde einen De-Mail-Zugang haben muss. De-Mail ist ein kostenpflichtiger Service, der ein Dokument für den Absender qualifiziert elektronisch signiert. Eine De-Mail mit Sendebestätigung gilt als rechtskräftige elektronische Version der Schriftform.

Das Dokument muss über eine Web-Anwendung der zuständigen Behörde eingereicht werden, die eine sichere elektronische Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen digitalen Personalausweises erfordert.

Es handelt sich um ein Formular, das in Schriftform verlangt wird und online ausgefüllt und abgeschickt werden kann. Laut Paragraf 13 e-Government-Gesetz entfällt hier das Feld zur Unterschrift, die Schriftform wird dennoch erfüllt.

Behörden dürfen nicht ohne Erlaubnis des Empfängers elektronisch kommunizieren

Für den Erhalt von Dokumenten der Behörden gilt: Behördenschreiben sind auch formlos wirksam und können sogar mündlich bekanntgegeben werden. So können Beamte mündlich etwa bestimmte Anträge ablehnen. Heise erklärt, dass Antragsteller dennoch immer eine schriftliche Erklärung für die Ablehnung verlangen können.

Die elektronische Zustellung ist Behörden dem Informationsportal zufolge immer nur dann erlaubt, wenn der Adressat dem zuvor ausdrücklich zugestimmt hat. Ansonsten sind Behörden bei der schriftlichen Kommunikation auf die Post angewiesen.

Übrigens: Alle Behörden sind seit 2013 laut Paragraf 2 Absatz 1 e-Government-Gesetz dazu verpflichtet, die elektronische Übermittlung von Dokumenten zu ermöglichen. Außerdem muss es immer die Möglichkeit zum elektronischen Identitätsnachweis geben. Paragraf 3 Absatz 1 e-Government-Gesetz besagt außerdem, dass alle bundesunmittelbaren Behörden öffentlich zugänglich die Informationen über ihre telefonische, postalische und elektronische Erreichbarkeit bereitstellen müssen. Entsprechend sind die Erreichbarkeitsdaten mittlerweile meistens auf den Websites der Behörden vermerkt. Für Gemeinden gilt die Pflicht zur Information über ihre elektronische Erreichbarkeit nur, sofern die Gesetzgebung des Bundeslandes dies ebenfalls vorsieht.

Redaktion finanzen.net