TeamViewer, Zoom & Co: Videokonferenzen effektiv gestalten - Etikette und technische Rahmenbedingungen

Wenn Videokonferenzen zum Alltag werden

Aufgrund der Corona-Krise setzen viele Unternehmen vermehrt beziehungsweise hauptsächlich auf die Arbeit im Home-Office. Der stetige Kontakt zu Mitarbeitern und Kollegen bleibt dennoch unerlässlich, Prozesse und Arbeitszyklen müssen regelmäßig abgestimmt werden.

Von daher nutzen die Firmen mehr denn je Telefon- sowie Videokonferenzen, dies bestätigen Daten des weltweit größten Internetknotens (DE-CIX) in Frankfurt am Main. So stieg das verarbeitete Datenvolumen seit dem Lockdown um 100 Prozent. Aber auch klassische Festnetzanrufe werden aktuell vermehrt durchgeführt, Telekommunikationsanbieter berichten hier von einem Anstieg um 45 Prozent.

Doch die Effizienz und Effektivität dieser Konferenzen lassen häufig zu wünschen übrig, denn Videobesprechungen liegen andere Regeln zugrunde als regulären Konferenzen. "Viele solcher Konferenzen erreichen das gewünschte Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden und Teilnehmer technisch überfordert sind. Sie schreiben nebenher Mails oder kommen zu spät", erläutert Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut im Gespräch mit dem Handelsblatt.

Dieses Problem lässt sich jedoch einfach lösen, wenn man den Regeln der digitalen Konferenzen folgt.

Die Struktur des digitalen Meetings

Zuerst sollte eine Person für die Leitung der Konferenz bestimmt werden, so kann diese für einen strukturierten Ablauf des digitalen Meetings sorgen. Dabei kann es sich als hilfreich herausstellen, wenn diese Person einzig als Moderator fungiert und bis auf die Agenda keine inhaltlichen Beiträge liefert.

Die Videokonferenz verleitet die einzelnen Teilnehmer häufig dazu, Multitasking zu betreiben, worunter die Qualität des Meetings erheblich leidet. Um dem entgegenzuwirken, sollte im Vorfeld ein exakter Zeitplan bestimmt werden, dies erleichtert es den Mitarbeitern die volle Aufmerksamkeit auf die Videokonferenz zu lenken. Zudem sollte kein Meeting länger als 90 Minuten dauern, sonst verlieren sich die Teilnehmer wieder in anderen Aufgaben.

Ist ein bestimmter Zeitrahmen festgelegt, kann sich jeder Teilnehmer optimal auf die Gesprächsrunde vorbereiten, hierfür muss die zu besprechende Agenda frühzeitig an die Teilnehmer ausgehändigt werden. Nur dann können etwaige Fragen schon im Vorfeld geklärt werden. Dies ermöglicht zusätzlich, dass jeder Mitarbeiter die nötigen Unterlagen griffbereit am Schreibtisch hat, ohne lange suchen zu müssen.

Die Konferenz erfüllt zudem nur ihren Zweck, wenn alle Teilnehmer in die Pflicht genommen werden, es gibt für jeden Mitarbeiter einen Grund, weshalb er oder sie an diesem Gespräch teilnehmen soll. Jeder muss aktiv Input beisteuern, ein hilfreiches Mittel wäre, jedem Einzelnen eine Aufgabe zu stellen, welche sich in kurzer Zeit erledigen lässt. Hierdurch lässt sich die Konzentration bei jedem hoch halten.

Kein Thema sollte, wenn nicht unbedingt nötig, länger als fünf Minuten bearbeitet werden. Das Team arbeitet am effektivsten, wenn es in kürzester Zeit ein bestimmtes Problem lösen oder über einen Prozess abstimmen muss.

Abschließend sollte der Leiter der Konferenz die Ergebnisse gebündelt vortragen und zur Nachbereitung anhalten.

Technische Voraussetzungen

Sind die inhaltlichen Rahmenbedingungen geschaffen, liegt es an jedem Teilnehmer, für die bestmögliche Qualität des Meetings zu sorgen. Das heißt, die Technik sollte bei jedem reibungslos funktionieren.

Eine stabile Internetverbindung ist besonders wichtig, auch die Software muss auf den neusten Stand gebracht werden. Zudem sollte der sichtbare Bereich des Raums neutral und aufgeräumt erscheinen, das Gleiche gilt für das eigene Outfit. Jedem Teilnehmer ist es zu empfehlen sich so zu kleiden, als würde die Konferenz regulär im Büro stattfinden.

Eine frontale Lichtquelle auf Höhe der Kamera sorgt für die optimale Beleuchtung, das Gesicht wird so frei von Schatten und bestmöglich aufgezeichnet. Brillenträger sollten jedoch darauf achten, dass keine Spiegelungen entstehen.

Um für optimale Verständlichkeit zu sorgen, müssen Lärmquellen minimiert werden. Dementsprechend sollten Fenster geschlossen werden, andere elektronische Geräte müssen ausgeschaltet oder stumm gestellt werden. Ein Headset oder externes Mikrofon erleichtert die Kommunikation und verbessert die allgemeine Tonqualität.

Wichtig! Abhängig von der Internetverbindung kann das Gesprochene mit etwas größerer Verzögerung beim Gegenüber ankommen und vice versa, dementsprechend sollte auf Antworten länger gewartet werden. Wenn eine Person spricht, ist es bei Videokonferenzen sehr störend wenn andere Teilnehmer ins Wort fallen, so überschlagen sich die Stimmen und das Gesagte ist nicht mehr verständlich.

Wird dieser Etikette Folge geleistet, steht einer produktiven Videokonferenz nichts mehr im Wege.

Henry Ely / Redaktion finanzen.net