Drei Jahre Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Privatpersonen sollten ihre Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen mindestens drei Jahre aufheben - das gilt für beleghafte genauso für elektronische Auszüge, so die Verbraucherzentrale. Zwar müssen Privatpersonen grundsätzlich keine Kontoauszüge aufbewahren - in einigen Fällen gelten aber zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungspflichten, wie zum Beispiel Zahlungsbelege für Dienstleistungen an einem Grundstück (zwei Jahre). Entsprechend können die Kontoauszüge als Belege für die Zahlung einer Dienstleistung oder Anschaffung dienen, sowie für wiederkehrende Zahlungen wie Mieten. Nach drei Jahren können Kontoauszüge und Überweisungen vernichtet werden, da die Verjährungsfrist endet, heißt es seitens der Verbraucherzentrale. Verfügen Privatpersonen über ein jährliches Privateinkommen von über 500.000, Euro sollten die Kontoauszüge allerdings sogar sechs Jahre aufbewahrt werden.

Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht für Unternehmen, Selbständige und Freiberufler

Unverändert gilt für Unternehmen, Selbständige, sowie Freiberufler die Pflicht, auch elektronische Kontoauszüge bis zum Ende der steuer- und handelsrechtlichen Fristen - ergo zehn Jahre - aufzubewahren, so die Verbraucherzentrale. Laut dem Institut für Wissen in der Wirtschaft gelten aus steuerrechtlicher Perspektive hinsichtlich der elektronischen Archivierung seit dem 01.01.2015 die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Demnach müssen die Auszüge, die elektronisch übermittelt werden, als originäre digitale Belege aufbewahrt werden. Das Aufbewahren eines Papierausdrucks kommt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des Paragrafen 147 Abgabenordnung (AO) nach.

Kontoauszüge als Nachweis für Rechtsansprüche aus Kaufverträgen

Laut dem comdirect Magazin macht es nicht nur Sinn, Kontoauszüge aufzuheben, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten: In vielen Fällen helfen sie auch dabei, Rechtsansprüche besser durchsetzen zu können. Wenn beispielsweise ein gekauftes Gerät innerhalb der gesetzlichen Gewährleistungsfrist kaputtgeht, sind Kontoauszüge und Zahlungsbelege bedeutsam - das gilt natürlich nur, wenn man das Gerät nicht bar gezahlt hat. Denn in Gewährleistungsfällen wird in der Regel ein Nachweis für das Kaufdatum gefordert. Im Idealfall sollte auch die entsprechende Rechnung aufgehoben werden. Ähnliches gilt für Garantiefälle.

Auch für Ansprüche aus Alltagsgeschäften gilt eine allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren. Bedeutend wird das, wenn zum Beispiel eine Mahnung für eine Zahlung eintrifft, die bereits getätigt wurde. Kann die bereits erfolgte Zahlung mit einem Kontoauszug nachgewiesen werden, haben sich solche Angelegenheiten meist schnell geklärt, so das comdirect Magazin.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Kontoauszug ausgestellt oder die Überweisung getätigt wurde. Bei einer Überweisung, die zum Beispiel am 10. Juni 2023 ausgeführt worden ist, beginnt die Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren somit am 1. Januar 2024 und endet mit dem 31. Dezember 2026.

Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge

Grundsätzlich stellt das Finanzamt keine besonderen Anforderungen an die Form des elektronischen Kontoauszugs. Digital erstellte Kontoauszüge sind genauso rechtsverbindlich, wie ein Kontoauszug aus dem entsprechenden Bankautomaten. Die Form der elektronischen Datei ist dem Anwender grundsätzlich freigestellt. So kann der Auszug als PDF, oder im Format einer Bilddatei, wie zum Beispiel GIF oder JPG vorliegen, erläutert das comdirect Magazin. Zum Teil stellen die Banken ihren Kunden die Information über ihr Konto auch maschinell auswertbar als CSV zur Verfügung, so das Magazin der Buchhaltungssoftware Billomat ergänzend.

Die Verbraucherzentrale rät, elektronische Kontoauszüge regelmäßig herunterzuladen und digital abzuspeichern. Dadurch sei man unabhängiger, falls man einmal keinen Zugang auf den eigenen Account haben sollte. Ein Ausdruck der digitalen Datei genügt den steuerlichen Anforderungen allerdings nicht. Deshalb sollte stets das originär digitale Dokument aufbewahrt werden.

Sollte ein Kontoauszug versehentlich nicht abgespeichert oder frühzeitig gelöscht worden sein, sind Banken grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, Daten über Kontobewegungen mindestens 10 Jahre aufzuheben. Laut dem comdirect Magazin ist es in der Regel möglich, Kontoauszüge auch nachträglich ausstellen zu lassen - meist jedoch gegen eine Gebühr.

Vernichtung elektronischer Kontoauszüge

Im Gegensatz zu Fotos und Filmen bereiten Text- und Tabellendateien kaum Speicherplatzprobleme. Frühzeitig auszusortieren, helfe jedoch dabei, sich in den Unterlagen besser zurechtzufinden, erklärt die Verbraucherzentrale. Um die Daten vollständig zu löschen, reicht es jedoch nicht aus, die Dokumente in den Papierkorb zu schieben und diesen dann zu leeren, da so nur die Verweise gelöscht werden. Die Dateien selbst sind auf der Festplatte allerdings noch vorhanden. Deshalb sollten die Daten bei einer eventuellen Entsorgung des jeweiligen Datenträgers, wie Festplatte, USB-Stick, Rechner oder Smartphone, gelöscht und der Datenträger anschließend vernichtet werden. Sollten Speichermedien an Dritte weitergegeben oder verkauft werden, sollten die elektronischen Dokumente ebenfalls vorher gelöscht und das Gerät auf Werkseinstellungen zurückgesetzt werden.

M. Schausbreitner/Redaktion finanzen.net