Studien haben ergeben, dass die Zahl der Meetings im Berufsalltag in den letzten 40 Jahren deutlich zugenommen hat. So wichtig wie die Treffen unter Kolleginnen und Kollegen oder mit dem Chef sind, sollte man meinen, dass Meetings so sinnvoll wie möglich gestaltet werden. Doch im Gegenteil: Eine Studie des Psychologen Steven Rogelberg von der University of North California kommt zu dem Schluss, dass Unternehmen allein in den USA aufgrund kleiner Fehler in ihren Meetings ganze 37 Milliarden US-Dollar pro Jahr einbüßen. Der Experte erklärt, welche alltäglichen Kleinigkeiten dies sind und wie Meetings besser gestaltet werden können.

Kleine Fehler wirken sich auch auf die Arbeit außerhalb des Meetings aus

Rogelberg erklärt gegenüber dem Fachmagazin "Monitor of Psychology", dass sich die Angestellten nach einem nervtötenden oder anstrengenden Meeting in den allermeisten Fällen als erstes in einem privaten Gespräch mit ihren Kolleginnen und Kollegen abregen - also nicht arbeiten, sondern ihren Frust rauslassen. Das frisst nicht nur bezahlte Arbeitszeit: Der Frust und die negative Stimmung springen auch schnell auf andere Arbeitsbereiche über, sodass auch hier die Effizienz sinkt. Das Ergebnis: hohe finanzielle Verluste.

Einer der schlimmsten Fehler sei, zu spät zu einem Meeting zu kommen - sowohl bei Führungspersonen als auch bei den Angestellten. Denn in einer Studie habe Rogelberg herausfinden können, dass schon ab einer Verspätung von nur fünf oder zehn Minuten Zufriedenheit, Effizienz und Produktivität während des Meetings bei allen Teilnehmenden "dramatisch abnimmt". Mit der Verspätung zeige man Respektlosigkeit gegenüber den Kolleginnen und Kollegen. Rogelbergs Kollege Wallace Dixon von der East Tennessee State University erklärt deswegen gegenüber Monitor of Psychology, dass Meetings am besten immer genau zur geplanten Zeit beginnen und auch wieder enden sollten.

Unvorbereitet, abgelenkt, passiv - diese drei Faktoren führen zu Unzufriedenheit

Wer zwar pünktlich, aber unvorbereitet zum Meeting erscheint, generiert ebenfalls hohe Kosten. Schlechte Vorbereitung bedeutet nicht nur, dass man Dinge zwei Mal erklären muss und die Kolleginnen und Kollegen unnötigerweise von ihrer Arbeit abgehalten werden - es langweilt und frustriert auch die anderen Teilnehmenden. Entweder wird das Meeting durch das erneute Erklären eines Sachverhalts länger als geplant, oder aber es können nicht alle wichtigen Themen besprochen werden. Beides schränkt die Effizienz aller Angestellten stark ein. Dasselbe gilt für abgelenkte Angestellte, die statt zuzuhören beispielsweise am Handy spielen oder Mails schreiben und wichtige Informationen verpassen. Abgesehen davon, dass Meetings an sich schon effizienter sind, wenn alle vorbereitet erscheinen und gut zuhören, hat eine aktive Beteiligung eine weitere positive Auswirkung: Dixon konnte laut Monitor of Psychology feststellen, dass alle Beteiligten deutlich zufriedener (und damit motivierter) aus einem Meeting gehen, wenn sie sich einbringen und vielleicht sogar etwas mitentscheiden durften. Empfehlenswert ist daher, das Meeting nicht als Frontalunterricht aufzuziehen, sondern den Austausch zu fördern. Davon profitieren auch die Führungskräfte: Wer nicht nur selbst redet, sondern auch den anderen zuhört, lernt letztendlich am meisten und kann mit neuem Input in den nächsten Arbeitstag starten. Nicht empfehlenswert seien Abstimmungen im Team, wenn zwischen zwei Angestellten Uneinigkeit über eine Vorgehensweise besteht. Solche Abstimmungen kränken das Ego und führen auch nach dem Meeting eine schlechte Grundstimmung.

Absolutes No-Go: Open-End-Veranstaltungen

Zu guter Letzt rät Rogelberg stark von Open-End-Meetings ab: Diese seien echte Zeitfresser und oft für Frust am Arbeitsplatz verantwortlich. Hinzu komme, dass man dabei die Aufmerksamkeit nur schwer aufrechterhalten könne. Seine Empfehlung lautet daher, auf einstündige Meetings im Wochen-Rhythmus zu verzichten und stattdessen öfter kürzere Meetings zu halten. Das könne zwar etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, sei aber deutlich effektiver.

Redaktion finanzen.net