Virtuelle Weihnachtsfeier: So wirkt sich diese auf die Steuern aus

Ein Jahresabschluss ohne gesellschaftliches Beisammensein

Aufgrund der Corona-Pandemie war die Gesellschaft in diesem Jahr angehalten, möglichst wenig direkten Kontakt zu Mitmenschen zu haben. Der erste Lockdown im Frühjahr des Jahres zwang schließlich einen Großteil der Arbeitnehmer ins Homeoffice, wodurch sich die sozialen Kontakte eines jeden einzelnen zusätzlich beschränkten.

Nachdem sich über den Sommer hinweg die Beschränkungen der Bundesregierung zuerst lockerten, die Infektionszahlen dann aber wieder drastisch anstiegen, wurde am 2. November 2020 der zweite - etwas lockerere Lockdown - verordnet.

Trotz aller Umstände und Vorgaben, größere Gesellschaften zu meiden, sehnen sich viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber nach einem traditionellen Jahresabschluss mit Betriebsweihnachtsfeier. Da dies allerdings in diesem Jahr nicht auf normalem Wege stattfinden kann, setzen einige Unternehmen auf virtuelle Feiern und zelebrieren den Jahresabschluss via Videokonferenz.

Können die Unternehmen diese etwas andere Art der Feier ebenfalls steuerlich geltend machen?

So könnte die virtuelle Weihnachtsfeier ablaufen

Eine virtuelle Weihnachtsfeier wird in der Regel über Videokonferenz-Systeme abgehalten, sodass die Arbeitnehmer den Corona-Maßnahmen entsprechend isoliert von zu Hause aus an der Feier teilhaben können. Hierbei kann der Ablauf ähnlich gestaltet werden wie bei einer regulären Feier, die Geschäftsführung kann sich mit ein paar Worten an die Belegschaft richten und anschließend ein kleines Team-Event initiieren.

Möglich sind in diesem Jahr gemeinsames Kochen, ein Online-Quiz, eine virtuelle Show und im Prinzip alles andere, was keines direkten Kontaktes bedarf. Damit das Ganze auch funktioniert, sollte das Unternehmen seinen Mitarbeitern im Vorfeld die benötigten Materialien zukommen lassen.

Damit auch die virtuelle Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung gilt und vom Arbeitgeber entsprechend steuerlich geltend gemacht werden kann, muss jeder Arbeitnehmer des Unternehmens eingeladen werden. Zudem muss die Feier als gesellige Veranstaltung angesetzt werden. Um diesen Charakter zu erhalten, sollte für Musik, Essen und Gespräche gesorgt und eine Ansprache gehalten werden.

Um dies im Anschluss nachweisen zu können, sollte die Geschäftsführung einen Ablaufplan sowie eine Teilnehmerliste dokumentieren, um die virtuelle Betriebsfeier vor der Steuerprüfung belegen zu können.

So errechnet sich die Steuer

Kann die virtuelle Weihnachtsfeier nun als Betriebsveranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter gemäß Paragraph 19 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1a des Einkommensteuergesetzes (EStG) eingestuft werden, gilt laut dem EStG ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter. Hierfür müssen alle entstandenen Kosten, die im Zusammenhang mit der virtuellen Weihnachtsfeier aufkommen, zusammengerechnet und anschließend durch alle Teilnehmer dividiert werden.

Dabei muss der Arbeitgeber sämtliche Bruttobeträge der folgenden Kostenpunkte angeben:
Alle Speisen und Getränke, DJs, Geschenke sowie alle weiteren Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Feier angefallen sind.

Entstehen beispielsweise Gesamtkosten von 5.500 Euro bei 50 Mitarbeitern, ergeben sich 110 Euro Kostenaufwendungen pro Person, womit der gesetzliche Freibetrag nicht überschritten wurde und keine weiteren Abgaben anfallen.

Wird der Betrag von 110 Euro pro Kopf allerdings überschritten, müssen Lohn- und Sozialversicherungssteuern geleistet werden. Die Differenz von Freibetrag und den tatsächlichen Kosten kann allerdings gemäß Paragraph 40 Absatz 2 EStG mit einer Pauschale von 25 Prozent Lohnsteuer belegt werden; zudem kommen 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag auf den besteuerten Betrag sowie möglicherweise 8 Prozent Kirchensteuer hinzu.

Kostet die Weihnachtsfeier bei 50 Mitarbeitern 6.500 Euro, also 130 Euro pro Kopf, muss der Arbeitgeber mit den folgenden zusätzlichen Beträgen kalkulieren:
130 Euro minus 110 Euro ergibt 20 Euro. Diese 20 Euro werden mit 25 Prozent Lohnsteuer multipliziert, woraus sich ein Betrag von 5 Euro ergibt. Zusätzlich werden die 5 Euro Lohnsteuer mit 5,5 Prozent Soli besteuert, also gerundet plus 0,28 Euro. Sofern Kirchensteuern anfallen werden die 5 Euro zusätzlich mit 8 Prozent multipliziert, woraus sich 0,4 Euro ergeben.

Entsprechend sollte der Arbeitgeber mit zusätzlichen Steuerzahlungen von 5,68 Euro pro Arbeitnehmer rechnen. In diesem Rechenbeispiel wären also zusätzliche 284 Euro fällig.

Henry Ely / Redaktion finanzen.net