Statt Gehaltserhöhung: So profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vom Essenszuschuss

Arbeitnehmer haben keinen Rechtsanspruch auf Essenszuschuss

Neben einer Gehaltserhöhung gibt es für Arbeitgeber weitere Möglichkeiten, Mitarbeiter finanziell zu entlasten. Eine dieser Optionen ist die Gewährung eines Essenszuschusses. Bei dem Essenszuschuss handelt es sich um eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, auf welche Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch haben. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die Gewährung eines Essenszuschusses, so sollte dies im Rahmen einer Zusatzvereinbarung festgehalten werden, sofern der Sachverhalt nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist. Die Zusatzvereinbarung regelt neben der Höhe der Unterstützung, wie oft Arbeitnehmer den Zuschuss in Anspruch nehmen können. Dabei ist der Arbeitgeber von der Pflicht entbunden, nachzuweisen, ob der Arbeitnehmer an den entsprechenden Tagen gearbeitet hat, sofern die Anzahl der Bezuschussungen sich auf maximal 15 pro Monat beschränkt.

Essenszuschuss gilt nur für verzehrfertige Speisen

Der Essenszuschuss kann nicht für alle Ausgaben genutzt werden. So sind beispielsweise Alkohol, Tabak und andere Rauschmittel von der Bezuschussung ausgeschlossen. Ebenso wird kein Zuschuss auf Mahlzeiten im Rahmen von Dienstreisen gewährt, da diese unter die Spesenregelung fallen. Weiterhin ist zu beachten, dass der Essenszuschuss nur für direkt verzehrfertige Speisen gilt.

Wie hoch ist der Essenszuschuss und wer kommt dafür auf?

Die Höhe der Bezuschussung für Mahlzeiten ist in der Sozialversicherungsentgeltverodnung (SvEV) geregelt und orientiert sich an den Verbraucherpreisen. Zu Jahresbeginn 2023 wurden die Sachbezugswerte erhöht. Diese setzen sich aus einem Pflichtanteil, welcher mit 25 Prozent, in der Regel vom Arbeitgeber, versteuert werden muss, und einem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zusammen. Der Pflichtanteil beläuft sich aktuell auf zwei Euro für das Frühstück und 3,80 Euro für das Mittag- und Abendessen. Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss beträgt unabhängig von der bezuschussten Mahlzeit 3,10 Euro. Für Arbeitgeber ist der Zuschuss unter Umständen allerdings auch komplett steuerfrei. Dies ist der Fall, wenn die Kosten für das Essen die Summe des insgesamt gewährten Zuschusses und des amtlichen Sachbezugswerts (Pflichtanteil) genau decken oder übersteigen, denn der steuerpflichtige Anteil wird um den Wert der Mehrkosten reduziert.

Aufgrund der Komplexität der zugrundeliegenden Berechnung haben verschiedene Anbieter digitale Lösungen entwickelt, um den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu reduzieren. So berichtet beispielsweise die Berliner Morgenpost, dass das Angebot von Lunchit für beide Parteien benutzerfreundlich sei. Demnach müssen Arbeitnehmer lediglich die Belege ihres Essens fotografieren und in der App hochladen und Arbeitgeber können die Erstattungen direkt aus dem Arbeitgeber-Portal in das eigene Gehaltsabrechnungssystem hochladen. Die Erstattung erfolge dann im Rahmen der nächsten Gehaltsabrechnung.

Redaktion finanzen.net