Einzelgespräch: So wird das Treffen mit dem Chef zu einem Erfolg

Gespräche mit dem Chef oder der Chefin können wichtige Impulse für die eigene Karriere geben. Niemand möchte, dass ein entsprechendes Treffen zu einer schlechten Erfahrung wird. Besonders im Falle einer verstärkten Beschäftigung im Homeoffice, bei der man den Vorgesetzten möglicherweise nicht so oft zu Gesicht bekommt, ist der Erfolg eines Gesprächs umso wichtiger. Damit dies auch wirklich gelingt, erklären Karriere-Coach Hallie Crawford und Careerstone-Präsidentin Mary Abbajay auf CNN Business Arbeitnehmern, wie man Einzelgespräche richtig führt.

Ein guter Zeitplan ist wichtig

Wenn man weiß, dass ein Gespräch mit dem Chef vor der Tür steht und man selbst für die Organisation zuständig ist, sollte man im Vorhinein einen Zeitplan für das Treffen erstellen. Durch einen solchen Plan kann man sich genau überlegen, über was man eigentlich gerne mit dem Chef reden möchte und wie viel Zeit für die einzelnen Themen genommen werden soll. "Es können fünf bis sieben Themen sein, je nachdem, wie viel Sie mit jedem der Themen innerhalb einer Stunde besprechen müssen", sagt Crawford. "Wenn Sie nur nach einer halben Stunde fragen, könnten es drei bis fünf Themen sein. Aber zehn Dinge … das ist wahrscheinlich nicht realistisch." Von einem zu straffen und unflexiblen Zeitplan sollte man also absehen. Die erstellte Agenda sollte dann dem Vorgesetzten noch vor dem Gespräch geschickt werden, damit dieser sich ebenfalls vorbereiten kann. Außerdem ist es auf diese Weise möglich nach einer kurzen Rückmeldung zu bitten und zu fragen, ob die Themen für den Gesprächspartner in Ordnung sind.
Hat der Chef das Meeting angefordert, ist es ratsam, das Treffen zu bestätigen und nach zusätzlichen Informationen zu fragen. Laut Abbajay könnte man beispielsweise antworten: "Ja, gerne, das wäre toll. Gibt es bestimmte Themen, die Sie behandeln möchten, damit ich mich darauf vorbereiten kann?" So finde man heraus, was auf der Agenda des Chefs stehe. Trotzdem sei es weiterhin wichtig, eine eigene Agenda zu erstellen.

Während des Treffens hilft die Agenda das Gespräch auf Kurs zu halten und nichts Wichtiges zu vergessen. Sollte der Chef abschweifen oder anderen Themen mehr Zeit widmen, ist es in Ordnung, höflich auf die eigenen Punkte wieder zurückzukehren. Abbajay empfiehlt hierbei etwas zu sagen wie: "Oh, das ist wirklich interessant, aber kann ich kurz auf dieses Thema zurückkommen? Ich möchte sichergehen, dass ich mich klar ausgedrückt habe." Jedoch sollte man auch nicht zu unflexibel sein und sich mit dem Chef durchgehend im Clinch über die Redezeiten der einzelnen Themen befinden. Ist es offensichtlich, dass der Chef anderen Dingen eine höhere Priorität zumisst, sollte man sich ein Stück weit auch darauf einlassen. Nach einer gewissen Dauer ist es aber in Ordnung, darauf hinzuweisen, dass man schon lange über nur ein Thema spricht, und nachzufragen, ob man damit fortfahren sollte.

Feedback einholen und nachfragen

Im Einzelgespräch ist es wichtig herauszufinden, was der Chef über einen denkt und wie er die eigene Arbeitsleistung beurteilt. "Holen Sie Feedback zu Ihren Arbeitsergebnissen ... und auch zu Ihrer Gesamtleistung", rät Abbajay. Hierbei sollte man durchaus präzise sein. Beispielsweise könnte man fragen: "Irgendwelche Rückmeldungen für mich zum X-Projekt? Ich frage mich besonders, was Sie von der Einführung halten." Wenn der Chef dann das Feedback gibt, ist es wichtig, richtig damit umzugehen. Neben ausschließlich positiven Rückmeldungen, könnten nämlich auch kritische Anmerkungen kommen. Statt defensiv zu werden, empfiehlt Abbajay in dieser Situation gezielt nachzufragen, was man hätte besser machen können und wo die Fehler lagen. Es ist ebenfalls sinnvoll, sich Ratschläge für das nächste Projekt einzuholen. Man sollte sich außerdem nicht davor scheuen, um Hilfe zu fragen. Denn bei einem Projekt zu scheitern, weil man sich nicht traue um Unterstützung zu bitten, sei schlimmer, als etwaige Schwächen zu offenbaren. Viele Personen haben Angst nachzufragen, weil sie nicht inkompetent aussehen wollen. Jedoch kann das Fragen auch als Wille wahrgenommen werden, sich stetig verbessern zu wollen und an den eigenen Defiziten zu arbeiten. Eine mögliche Bitte um Hilfe könnte wie folgt formuliert werden: "Ich habe an einigen Aspekten dieses Projekts gut gearbeitet, aber ich stecke hier fest und ich würde gerne Ihre Einsicht erhalten, damit ich sicherstellen kann, dass ich dies auf eine Weise angehe, die für das Team am hilfreichsten ist."

Eindruck hinterlassen und im Gedächtnis bleiben

Zu guter Letzt ist es natürlich wichtig beim Chef einen guten Eindruck zu hinterlassen und im Gedächtnis zu bleiben. Damit dies gelingt, sollte man für den Vorgesetzten eine essentielle Stütze im Team sein. "Mitarbeiter tun sich gut, wenn sie sich zu 70 % um sich kümmern und zu 30 % um das, was der Chef braucht", erklärt Abbajay. "Je mehr Sie verstehen, was mit Ihrem Chef los ist und was sein Druck und seine Stressfaktoren sind, desto mehr können Sie Wege finden, wie Sie für diese Person noch wertvoller werden und sich von anderen abheben können", fügt sie weiter hinzu. Hierzu kann man am Ende des Gesprächs auch nochmal genau nachfragen, was man mehr, weniger oder anders machen könnte, um eine noch größere Hilfe zu sein. Neben dem Ansporn seinen Chef auf beruflicher Ebene bestmöglich zu unterstützen, ist es ebenfalls gut, persönlich eine Beziehung aufzubauen. Damit man sich gut miteinander versteht und sich etwas besser kennenlernt, kann zu Beginn eines Gesprächs ein kleiner Smalltalk geführt werden. Dadurch startet das Treffen natürlicher und wird trotz Zeitplan mit beruflichen Themen nicht zu steif und trocken. Der Einstieg kann zum Beispiel mit höflichen Fragen zu Wochenendplänen, Familie oder geplanten Urlauben gelingen.

Um dem Chef nach dem erfolgreichen Gespräch aber wirklich in Erinnerung zu bleiben, ist es ratsam die besprochenen Dinge aufzuschreiben und im Nachgang als eine Art Zusammenfassung dem Chef zukommen zu lassen. Hierdurch vergessen sowohl man selbst als auch der Vorgesetzte die Ergebnisse nicht. Außerdem macht es einen guten Eindruck, wenn man sich notiert, was der Chef im Meeting zu einem sagt.

Nicolas Flohr / Redaktion finanzen.net