Während Microsoft Teams bedingt durch das Homeoffice in der Corona-Pandemie verstärkt in den Fokus vieler Nutzer rückte, ist Microsoft Word schon lange ein Klassiker des US-Konzerns. Das Programm, das Teil des kostenpflichtigen Microsoft Office-Pakets ist, gehört zu den am häufigsten verwendeten Schreibprogrammen weltweit. Auch in Deutschland liegt der Marktanteil von Microsoft Office als Büro-Software bei 85 Prozent, wie die Nielsen Company in ihrem "Office-Report 2020" herausgefunden hat. Google Docs folgt weit abgeschlagen dahinter - mit einem Marktanteil von nur neun Prozent.

Doch obwohl Microsoft Word bei den meisten Arbeitnehmern schon lange Zeit fester Bestandteil des Büroalltags ist, sind viele nützliche Funktionen des kostenpflichtigen Schreibprogramms häufig noch weitestgehend unbekannt.

Formatierung über [Alt] + [Shift] + [N]

Ein ziemlich einfacher Trick ermöglicht es Nutzern, Texte in Microsoft Word bereits formatiert einzufügen, ohne dabei manuell Anpassungen vornehmen zu müssen. Anstatt nachträglich noch Schriftart, Größe und Farbe zu ändern, rät "Chip", den Text mit der Tastenkombination [Alt] + [Shift] + [N] direkt formatiert in das Dokument hinzuzufügen. Dabei wird der kopierte Text automatisch in die Standard-Formatvorlage überführt. Kleinere Anpassungen und Details können anschließend natürlich trotzdem noch per Hand nachgetragen werden.

Neue Zwischenablage speichert Daten

Die Tastenkombinationen [Strg] + [C], [Strg] + [V] und [Strg]+ [X], mit denen Texte kopiert, eingefügt und ausgeschnitten werden können, sind den meisten Nutzern dagegen bereits bekannt. Mit dem neuen Windows 10 Update wird es laut "PC Welt" nun jedoch möglich, bis zu 25 Einträge in der neuen Zwischenablage zu speichern. Aktiviert werden kann diese bei den "Einstellungen" unter "System" und "Zwischenablage". Auch Screenshots, die mit der Druck-Taste gemacht werden, werden in der Zwischenablage gespeichert. Im Übrigen kann die Zwischenablage laut "PC Welt" über eine Cloud auch auf anderen Geräten sichtbar gemacht werden, die über OneDrive und Nutzerkonto miteinander verbunden sind.

Suchen und Ersetzen

Auch kann es sehr nützlich sein, über die Suchen und Ersetzen-Funktion, kleinere Fehler zu korrigieren. Während die Suchfunktion [Strg] + [F] den meisten Nutzern bereits bekannt ist, ermöglicht es die Tastenkombination [Strg] + [H] beispielsweise, doppelte Leerzeichen nicht nur zu finden, sondern auch gesammelt über "Alle ersetzen" mit nur einem Leerzeichen zu korrigieren.

"Was möchten Sie tun?"-Suchfeld

Doch je unregelmäßiger man Microsoft Word als Schreibprogramm verwendet, desto schwerer fällt es auch, sich mögliche, zeitsparende Tastenkombinationen zu merken. Über das "Was möchten Sie tun?"-Suchfeld oben in der Programmleiste können viele versteckte und lang vergessene Features wieder entdeckt werden. Wie "invoice" erklärt, kann über die Suchleiste ganz einfach nach der gewünschten Funktion gesucht werden. In der Regel bietet Word seinen Usern das passende Menü fast unverzüglich zur Auswahl an. Silbentrennung, Seitenumbrüche und Sonderzeichen können so ganz einfach gefunden werden.

Übersetzen mit Word

Was viele auch nicht wissen: Ein in Word verfasster Text muss nicht etwa im Google-Übersetzter übersetzt werden und dann wieder in das Dokument eingefügt werden. Auch innerhalb des Programms selbst gibt es eine Übersetzungsfunktion, über die der markierte Text ganz einfach per Rechtsklick durch "übersetzen" in eine andere Sprache überführt werden kann.

Markieren über die F8-Taste

Das Internetportal "Zeitblüten" gibt Word-Usern einen weiteren praktischen Tipp: Vor allem das Markieren sehr langer oder spezifischer Texte kann unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. Über die F8-Taste kann man den Start und das Ende der Markierung anklicken, ohne die Maustaste dabei die gesamte Zeit gedrückt halten zu müssen. Der ausgewählte Text ist dann wie gewohnt markiert.

Anzahl der Wörter und Zeichen zählen

Außerdem kann es in bestimmten Fällen, nützlich sein, die Anzahl der Zeichen und Wörter des eigenen Textes zu kennen. Gibt es also beispielsweise eine Mindestvorgabe an Wörtern für einen Artikel, kann der markierte Text bei "Überprüfen" unter "Wörter zählen" analysiert werden. Noch schneller geht es laut "invoice" mit der Tastenkombination [STRG] + [SHIFT] + [I]. Hiermit ist es möglich zum Beispiel die Anzahl der Seiten, Zeichen, Absätze, Wörter oder Zeilen zu überprüfen.

Professionelle Designs als Vorlage

Der letzte Tipp kann vor allem für Menschen interessant sein, denen die künstlerische Gestaltung schwer fällt oder auf die Nerven geht. Über "Entwurf" an der oberen Leiste des Word Dokuments, können laut "Chip" verschiedene Designs ausgewählt werden, die auf das Dokument angewendet werden sollen. Damit können Unterlagen nicht nur anschaulicher, sondern auch professioneller gestaltet werden.

Pauline Breitner / Redaktion finanzen.net