Welche Aufwendungen übernimmt der Arbeitgeber?

Generell gilt, alle Aufwendungen die im Zuge einer Dienstreise anfallen, sind vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzbar. Zu den absetzbaren Reisekosten einer Dienstreise gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Diese Aufwendungen müssen allerdings bei der Steuer korrekt angegeben und anteilig zwischen privatem und dienstlichem Zweck aufgeteilt werden. Abgesetzt werden können nur Aufwendungen, die selber gezahlt wurden. Davon müssen die Kosten, die der Arbeitgeber übernommen hat, subtrahiert und in der Steuererklärung aufgezählt werden.

Beschwerdeverfahren gegen das Finanzgericht Münster

Laut Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler kann man bei der Steuer angeben, wenn man die Ehefrau oder den Ehemann auf eine Dienstreise mitnimmt. Dies wird nach Aussage Klockes durch ein Beschwerdeverfahren beim Bundesfinanzhof ermöglicht. Sie mahnt: "Dabei sollte aber dokumentiert sein, dass die Begleitung durch den Gatten oder die Gattin nicht allein privater Natur war". Die erwähnte Anklage stammt von einem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, der seine Partnerin nach Delhi, Bali und Prag auf Konferenzen mitnahm. Im Anschluss daran hängten sie einige Urlaubstage an, die sie als Kontaktpflege deklarierten oder mit billigeren Kosten bei der Reise zu einem späteren Zeitpunkt begründeten. Das Finanzamt wies diese Angaben allerdings zurück und erkannte nur die Konferenzkosten des Mannes an. Die Angabe, die Partnerin sei zur Kontaktpflege des Mannes mitgekommen, wertete das Gericht Münster als nicht hinreichenden Beweggrund, da dies nicht über das übliche Maß an ehelichen Unterstützungsleistungen hinausgehe. Wichtig für die Steuererklärung ist der Nachweis, dass die Begleitung durch den Partner oder die Partnerin nicht nur aus privaten Gründen erfolgt, sondern beruflich nützlich war. Dies kann beispielsweise in Form einer Dokumentation der Konferenzen oder Programme erfolgen, an der die Begleitperson teilnimmt.

Aufwendungen bei der Dienstreise mit dem Partner

Besonders bei der Mitreise von Ehegatten ist Aufmerksamkeit geboten. In manchen Fällen ist dies aufgrund gesellschaftlicher Normen sogar im geschäftlichen Sinne nützlich, wenn nicht sogar notwendig. Im Fall der Mitreise des Partners kann der Arbeitgeber nur die Aufwendungen in der Höhe der Kosten begleichen, die ohnehin für die Reise des Arbeitnehmers angefallen sind. Übernimmt der Arbeitgeber dennoch alle Ausgaben für sowohl den Angestellten, als auch dessen Begleitung, kommt dies einem steuer- und sozialversicherungspflichtigem Lohn gleich und wird auch als dieser vom Finanzamt behandelt. Sind die Kosten nicht exakt einem der beiden Reisenden zuordnungsbar oder können nicht kalkuliert werden, wird realistisch geschätzt, beispielsweise mit 50 Prozent. Diese steuerlichen Regelungen schließen auch die Kinder des Ehepaars ein.

Werden an eine Geschäftsreise Urlaubstage angehängt, können nur die Aufwendungen für die eigentliche Dauer der Dienstreise beim Finanzamt geltend gemacht werden. Die Kosten für die weiteren Familienmitglieder müssen entweder durch die vorhin erwähnte Dokumentation der Nützlichkeit nachgewiesen werden, oder von den Kosten der eigentlichen Dienstreise getrennt werden - dann können sie nicht steuerlich abgesetzt werden. Das Finanzamt geht in diesem Fall von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung aus. Im Regelfall müssen die Flugkosten allerdings nicht aufgeteilt werden, da durch die Geschäftsreise ohnehin Hin- und Rückflug benötigt werden.

Redaktion finanzen.net