Über 300 Stunden pro Jahr: Die unsichtbaren Zeitfresser im Büroalltag

Eine Studie von Lucid Software zeigt, dass deutsche Büroangestellte jährlich mehr als 300 Stunden ihrer Arbeitszeit mit ineffizienten Aufgaben verbringen. Ein Hauptgrund dafür ist die zeitaufwändige Suche nach benötigten Informationen: 49 Prozent der Befragten geben an, täglich ein bis zwei Stunden damit zu verbringen, relevante Daten oder Dokumente zu finden. Zudem müssen 39 Prozent regelmäßig Dokumente neu erstellen, weil sie nicht mehr auffindbar sind. Langsame Entscheidungsprozesse (44 Prozent) und häufige, wenig produktive Meetings (38 Prozent) tragen ebenfalls zur Zeitverschwendung bei.

Veraltete Technik und unklare Prozesse als Produktivitätsbremsen

Neben ineffizienten Informationsflüssen behindern auch veraltete Technologien die Produktivität. Laut einer Studie des AP-Verlags verlieren Büroangestellte täglich durchschnittlich 38 Minuten durch langsame Technik, unübersichtliche Dokumentenablagen und mangelnde Kenntnisse im Umgang mit Geräten wie Druckern oder Videokonferenzsystemen. Diese technischen Hürden führen nicht nur zu Zeitverlust, sondern auch zu Frustration und sinkender Motivation unter den Mitarbeitenden.

Meetings und E-Mails: Wenn Kommunikation zur Belastung wird

Meetings sind ein weiterer signifikanter Zeitfresser im Büroalltag. Eine Studie von American Express zeigt, dass Mitarbeitende etwa 16 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen, von denen viele als wenig produktiv empfunden werden. Zusätzlich werden unnötige E-Mails als erhebliche Ablenkung wahrgenommen, die den Fokus auf wesentliche Aufgaben erschweren.

Lösungsansätze: Effizienz durch Digitalisierung und klare Kommunikation

Um der Arbeitszeitverschwendung entgegenzuwirken, empfehlen Experten eine bessere Dokumentation von Prozessen und den Einsatz moderner Technologien. Laut der Lucid-Studie glauben 65 Prozent der Befragten, dass sie durch eine aktuelle und leicht zugängliche Prozessdokumentation mindestens eine Stunde Arbeitszeit pro Tag sparen könnten. Zudem sollten Unternehmen ihre Meeting-Kultur überdenken und klare Kommunikationsstrukturen etablieren, um die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Redaktion finanzen.net