Unterlagen, die Abstammung oder Identität nachweisen

Unterlagen, die die Abstammung und Identität nachweisen oder die Ausbildungs- und Arbeitslaufbahn sowie die finanzielle Situation dokumentieren, seien der Verbraucherzentrale zufolge essenziell. Diese Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen und müssen dauerhaft aufbewahrt werden.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zur Identität gehören Geburts- oder Adoptionsurkunden, Heiratsurkunden beziehungsweise Scheidungsbeschlüsse, gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass, Namensänderungsurkunden und Erbscheine, sowie der Sozialversicherungsausweis. Unter Unterlagen zur Ausbildung oder Arbeitslaufbahn fallen Zeugnisse, wie etwa Studienabschlüsse, Gesellenbrief, Meisterbrief, Arbeitszeugnisse und Empfehlungsschreiben. Unterlagen zur finanziellen Situation beinhalten Immobilien-Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge. Belege für größere Anschaffungen - wie ein Auto, Sparbücher, Aktien und Wertpapiere - sollten ebenfalls aufbewahrt werden. Mithin müssen Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide nach Paragraf 197 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen

Der Steuerbescheid sollte mindestens zehn Jahre, idealerweise dauerhaft archiviert werden. Begründet wird dies dadurch, dass diese für die Beantragung von zukünftigen staatlichen Förderungen (wie zum Beispiel das Baukindergeld oder KfW-Zuschüsse für Modernisierungsmaßnahmen) hilfreich sein können. Zudem empfiehlt der Lohnsteuerhilfeverein Steuerunterlagen vier Jahre aufzuheben, da der Steuerbescheid unter anderem mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder unter Vorbehalt verschickt wird. Sofern das jährliche Einkommen über 500.000 Euro beträgt, müssen Belege und Aufzeichnungen für das Finanzamt verpflichtend sechs Jahre aufgehoben werden. Selbstständige und Freiberufler müssen einige Dokumente sogar zehn Jahre aufbewahren.

Unterlagen die zeitweise aufbewahrt werden sollten

Private Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, da sie als Beleg für Anschaffungen dienen. Zudem können sie wiederkehrende Zahlungen wie Miete nachweisen. Nach Ende der Verjährungsfrist können sie vernichtet werden, so die Verbraucherzentrale.

Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise sollten ebenfalls drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt werden. Vermieter, die eine Immobilie privat vermietet haben, sollten Mietverträge sogar sechs Jahre lang aufbewahren.

Versicherungspolicen sollten frühstens drei Jahre nach Ende der Versicherungsdauer vernichtet werden. Dasselbe gilt für Verträge, welche ein Abonnement beinhalten - hier sollten insbesondere Kündigungen drei Jahre länger als die Abo-Laufzeit aufbewahrt werden.

Privatpersonen sollten Rechnungen von Handwerkern mindestens zwei Jahre aufbewahren, um im Fall von Gewährleistungsansprüchen eine bessere Argumentationsgrundlage zu haben. Eigentümer und private Vermieter sollten Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen sogar sechs Jahre aufbewahren.

Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons sollten - im Idealfall zusammen mit Anleitungen und gegebenenfalls Originalverpackungen - ebenfalls zwei Jahre aufbewahrt werden. Dies erleichterte eine Reklamation oder den Wiederverkauf der Produkte, so die Verbraucherzentrale. Vor allem Belege für Gegenstände, die über die Hausratversicherung versichert sind, sollten nach der Empfehlung der Verbraucherzentrale länger aufbewahrt werden, da diese den Wert der Gegenstände im Notfall eindeutig belegen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Monatliche Gehaltsabrechnungen können in der Regel vernichten werden, nachdem diese kontrolliert wurden. Dennoch empfiehlt die Verbraucherzentrale, diese mindestens bis zum Erhalt der Lohnsteuerbescheinigung aufzubewahren. Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen sollten möglichst bis zur Rente aufbewahrt werden. Häufig werden Gehaltsabrechnungen - in der Regel die drei jüngsten - bei einem Kreditantrag gefordert. Auch bei Unterhaltsverfahren werden regelmäßig die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate verlangt. Ähnlich ist es, wenn Wohngeld beantragt wird.

Hinweise zur richtigen Aufbewahrung und Vernichtung

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG) stets zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder ein Vertrag geschlossen wurde. Dabei gelten die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente genauso wie bei analogen. Die Verbraucherzentrale empfiehlt digitale Dokumente regelmäßig herunterzuladen und abzuspeichern - zum Beispiel indem man sich eine digitale Ordnerstruktur anlegt.

Private Unterlagen, die nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sollten - sofern sie sensible persönliche Angaben enthalten - DSGVO-konform geschreddert und anschließend im Papiermüll entsorgt werden. Sollten der Rechner, das Smartphone oder Datenträger, auf denen private Dokumente mit sensiblen Daten abgespeichert sind, an Dritte weitergeben oder verkauft werden, sollten vorher Dokumente und sensible Daten gelöscht und das Gerät auf Werkseinstellungen zurückgesetzt werden. Im Falle, dass die Geräte entsorgt werden, sollten diese zudem physikalisch vernichtet werden, so die Verbraucherzentrale.

Redaktion finanzen.net