Ist der Mieter vertraglich in Form von monatlichen Vorauszahlungen an den Nebenkosten beteiligt, muss der Vermieter am Ende jeder Abrechnungsperiode eine Nebenkostenabrechnung erstellen. In dieser wird der Mieter darüber informiert, inwiefern seine geleisteten Zahlungen die tatsächlich angefallenen Kosten abdecken. In der Regel liegt immer ein Saldo vor, da die Vorauszahlungen vom Vermieter nur geschätzt werden können und erst zum Abschluss der Abrechnungsperiode feststeht, in welcher Höhe wirklich Nebenkosten angefallen sind. Schwer im Voraus zu berechnende Positionen, wie beispielsweise schwankende Heizölpreise, das Heizverhalten des Mieters oder die Kälteintensität der Wintermonate, führen generell zu Abweichungen. Die daraus resultierenden Differenzen können entweder zugunsten des Vermieters oder des Mieters ausfallen.

Nachzahlung durch den Mieter

Übersteigen die tatsächlichen Nebenkosten die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters, wird eine Nachzahlung an den Vermieter fällig. Damit diese überhaupt rechtens ist, muss die Möglichkeit der Einforderung auch im Mietvertrag verankert sein. Wie die Website Mineko erklärt, ist das bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschale nicht der Fall. Darüber hinaus muss der Vermieter fristgerecht binnen zwölf Monaten nach der Abrechnungsperiode eine rechtswirksame Nebenkostenabrechnung vorlegen, ansonsten kann keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangt werden. Eine verspätete Abgabe ist nur zulässig, wenn der Vermieter diese nicht zu vertreten hat. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet. Die Begleichung der Schuld muss hierbei binnen 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung erfolgen. Der Mieter kann um eine Ratenzahlung bitten, jedoch steht es dem Vermieter zu, diese abzulehnen und auf eine einmalige Tilgung bestehen.

Rückzahlung durch den Vermieter

Stellt sich heraus, dass der Vermieter über die Vorauszahlungen zu viel Geld für die Nebenkosten eingezogen hat, wird eine Rückzahlung fällig. Die Erstattung des überschüssigen Betrags muss ebenfalls binnen 30 Tagen nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung erfolgen. Abweichende Regelungen können jedoch im Mietvertrag vereinbart worden sein. Anders als bei der Nachzahlung ist bei der Rückzahlung die Fristmäßigkeit der Abrechnung für den Zahlungsanspruch komplett unerheblich. Auch bei einer zu späten Abgabe bleibt das Recht des Mieters auf eine Erstattung erhalten. Begleicht der Vermieter seine Schuld nicht rechtzeitig zum Fälligkeitstermin, sollte der Mieter ihn zunächst per Telefon oder E-Mail über den Verzug informieren. Wird daraufhin immer noch keine Zahlung geleistet, empfiehlt es sich, für den Mieter mittels eines Einschreibens eine schriftliche Abmahnung zu verfassen. Hierbei kann sowohl eine neue Frist festgelegt werden als auch angekündigt werden, den offenen Betrag mit der nächsten Vorauszahlung zu verrechnen. Damit keine Pflichtverletzung des Mieters vorliegt, darf sich der einbehaltene Teil der Vorauszahlung ausschließlich auf die Nebenkosten belaufen. Ist der Mieter bereits aus der Wohnung ausgezogen, besitzt er bei einem anhaltenden Verzug nicht mehr das Druckmittel einer Einbehaltung der Vorleistungen, sodass ihm als letzte Möglichkeit nur noch die Klage vor Gericht bleibt.

Redaktion finanzen.net