Keine Zeit für das Vorstellungsgespräch? Absagen oder den Termin verschieben - so geht’s!

Die verschiedensten Gründe können dazu führen, dass Bewerber ein terminlich bereits festgelegtes Vorstellungsgespräch doch nicht wahrnehmen können. Dann kann der Kennenlern-Termin entweder verschoben oder komplett aus dem Kalender gestrichen werden. Wir erklären Ihnen, wie das geht, ohne einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.

Dem Personaler in jedem Fall Bescheid geben

Bewerbern ist es oft unangenehm, dass sie doch nicht zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen können und informieren den für sie zuständigen Personaler deswegen nicht darüber. Es kann aber auch sein, dass sie es schlichtweg nicht für nötig halten, Bescheid zu geben oder einfach nicht daran denken. Dies ist jedoch ein Fehler.

Denn: Unangekündigtes Nichterscheinen zeigt einem Personaler, dass er von seinem Bewerber nicht respektiert wird. Der Personaler kann seine Zeit nicht effektiv nutzen - außerdem weiß er nicht, wie der Stand der Bewerbung ist, wenn der Bewerber sich nicht bei ihm meldet. Einer Umfrage von "Berufsstart" unter Personalern zufolge beeinträchtigt dies dann die Terminplanung, bedeutet also Zeitverschwendung, enttäuscht die Personaler und verwehrt ihnen ein Feedback.

Unabhängig davon gebietet es die Höflichkeit, einen Termin abzusagen, wenn man nicht erscheint.

Wer sich nicht meldet, schadet seinem guten Ruf und anderen Bewerbern

Sagen Bewerber ihr Kennenlerngespräch also nicht ab oder bitten nicht um eine Terminverschiebung, beschädigt das ihren guten Ruf. Das bedeutet, dass sie in Zukunft bei diesem Arbeitgeber vermutlich keine Chancen mehr haben - etwa beim nächsten Jobwechsel.

Außerdem: Je höher die Position, für die Sie sich bewerben, desto schlimmer wird ein geschädigter Ruf. Branchenintern könnte sich Ihr Verhalten nämlich herumsprechen, was auch Ihre Chancen bei anderen Arbeitgebern verschlechtern würde.

Insbesondere, wenn Sie der Favorit des Personalers sind - und dies wissen - sollten Sie sich bei ihm melden. Denn tun Sie das nicht, wartet er möglicherweise auf Sie und muss andere Bewerber in Unwissenheit über den Stand ihrer Chancen lassen.

Ehrlich währt am längsten

Und andere Bewerber gibt es fast immer - deswegen wissen Personaler auch, dass Sie es ebenfalls bei verschiedenen Arbeitgebern versuchen. Eine repräsentative Umfrage der Robert Half Personalvermittlung hat ergeben, dass sich 60 Prozent der Bewerber bei zehn Stellen gleichzeitig bewerben.

Personaler wissen außerdem, dass mal ein kurzfristiger Termin oder ein Krankheitsfall dazwischenkommen kann. Die Robert Half Personalvermittlung empfiehlt daher, einen Termin immer ehrlich abzusagen oder um eine Verschiebung zu bitten - dies entspreche dem guten Ton. Und wer Höflichkeit und Eigeninitiative zeigt und den Mut beweist, ein Vorstellungsgespräch abzusagen (etwa, weil eine Zusage für eine andere Stelle vorliegt), steigt im Ansehen des Personalers.

Das Zurückziehen einer Bewerbung ist natürlich schwieriger als die Bitte um einen neuen Termin. Aber es ist in Ordnung. Einige große Unternehmen wie die Braasch-Gruppe verweisen sogar auf ihrer Website auf die Ansprechpartner für den Rückzug einer Bewerbung.

Dank, Begründung, Wertschätzung und Verständnis

Aber wie sagt man denn nun am besten ab oder bittet um die Terminverschiebung?

Am simpelsten ist es, wenn Sie gerade erst die Einladung mit einem Terminvorschlag erhalten haben: Der Personaler erwartet Ihre Antwort und ist noch offen für einen anderen Termin - schließlich hat er Ihnen lediglich einen Vorschlag gemacht. Auf eine Einladung können Sie auch immer mit einer endgültigen Absage antworten, sofern diese - wie die gesamte Kommunikation mit dem Personaler - höflich formuliert ist.

In beiden Fällen gilt: Bedanken Sie sich zunächst für die Einladung, nennen Sie kurz einen Grund für die Absage oder die Bitte um einen anderen Termin, äußern Sie anschließend Ihre Wertschätzung für den Personaler und Ihr Bedauern über die Umstände. Im Schlusssatz können Sie um Verständnis bitten. Wichtig ist nur, den Grund nicht zu ausführlich zu formulieren - Sie wollen sich schließlich nicht rechtfertigen, sondern höflich absagen. Außerdem sollte der Name des anderen Arbeitgebers nicht erwähnt werden, falls Sie Ihr Gespräch aufgrund einer Zusage durch diesen absagen.

Mail, Brief oder doch ein Telefonat?

Diese Ansatzpunkte können Sie bei der Absage oder Bitte um Terminverschiebung über jedes Medium nutzen. Ist das Vorstellungsgespräch erst in ein paar Tagen oder sogar später ist es sinnvoll, das Medium zu nutzen, welches auch bisher der Kommunikation mit dem Personaler gedient hat. Achten Sie dabei aber darauf, dass der Personaler Ihnen antwortet - tut er dies nicht, sollten Sie sich telefonisch melden, um sicher zu gehen, dass er die Absage oder Bitte um Verschiebung erhalten hat.

Müssen Sie jedoch kurzfristig absagen, sollten Sie direkt zum Hörer greifen - damit dem Personaler so viel Zeit wie möglich zur Umplanung bleibt. Steht Ihnen solch ein Telefonat bevor, sollten Sie sich vorher den ungefähren Wortlaut zurechtlegen. Denn Personaler respektieren zwar meist selbst eine kurzfristige endgültige Absage, sind allerdings sicher nicht erfreut darüber, was das Gespräch unerfreulich machen kann.

Und zu guter Letzt: Ist der Grund für Ihre Absage Ihnen unangenehm - weil Sie etwa verschlafen oder etwas Schlechtes über den Arbeitgeber gehört haben und ihm nun keine Chance im Gespräch geben wollen - können Sie gegenüber dem Personaler auch immer die Karte "persönliche Gründe" ziehen. Halbwahrheiten sollten Sie zwar vermeiden, aber der Personaler muss "persönliche Gründe" akzeptieren. Schließlich kann immer etwas Privates dazwischenkommen.

Es gibt allerdings einen Fall, in dem Sie besonders ehrlich und aufmerksam Ihrem Personaler gegenüber sein sollten: Wenn Sie sich firmenintern bewerben. Denn enttäuschen Sie den Personaler oder Arbeitgeber während des Bewerbungsprozesses, weil Sie die Bewerbung etwa respektlos oder unerwartet zurückziehen, müssen Sie hinterher trotzdem mit ihm weiterarbeiten.

Redaktion finanzen.net