Den Tagesablauf vorab planen

Häufig fallen mehr Aufgaben an, als man an einem einzigen Arbeitstag bewältigen kann. Eine Möglichkeit, potenzieller Überforderung entgegenzuwirken, ist das Befolgen des Konzepts von David Allen, dem Autoren des Ratgebers "Getting Things Done". Dieses besagt, dass jegliche Aufgaben erfasst und dann nach ihrer Dringlichkeit sortiert werden sollten, sodass die Reihenfolge der Abarbeitung auf einen Blick ersichtlich wird. Aufgaben, die eine hohe Priorität haben und in kurzer Zeit erledigt werden können, sollten als erstes fertiggestellt werden, um den Kopf für Aufgaben freizukriegen, deren Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Dokumentenverwaltung digitalisieren

Die Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente und Korrespondenzen in Papierform ist auch heute noch die bewährte Methode vieler Unternehmen. Damit einher gehen allerdings hohe Ausgaben für Büromaterialien und Flächen zur Aufbewahrung. Bei der Umstellung von analoger auf digitale Dokumentenverwaltung spart man nicht nur Kosten ein, sondern schützt außerdem die Umwelt.

Musterdokumente verwenden

"business-wissen.de" empfiehlt, Vorlagen für Dokumente zu entwicklen, die häufig genutzt werden. Meist genügen dann kleinere Anpassungen bei der nächsten Verwendung. Wenn man häufig Präsentationen erstellen muss, ist es sinnvoll, eine Standardpräsentation mit Firmenlogo und grober Struktur zu konfigurieren, um diese beim nächsten Mal nur noch ausfüllen zu müssen.

Den Arbeitsplatz minimalistisch gestalten

Weiterhin sollte man keine Zeit mit der Suche nach Notizzetteln und verlegten Unterlagen verschwenden. Daher sollte der Schreibtisch jeden Abend aufgeräumt werden, um den Suchaufwand für den nächsten Tag zu minimieren. Das nimmt meist nur wenige Minuten in Anspruch, erspart jedoch jede Menge Suchzeit am darauffolgenden Tag. Dieses Prinzip gilt auch für den PC - überquellende Postfächer und Desktophintergründe, die vor lauter Dateien gar nicht mehr zu erkennen sind, kosten wertvolle Arbeitszeit. Stattdessen sollte man sich übersichtliche Ordnerstrukturen anschaffen und jede Form von Überfluss vermeiden.

Auf den eigenen Kommunikationsstil achten

Zusätzlich sollte man die gewohnten Kommunikationsabläufe bewusst reflektieren. Häufig sind umfangreiche E-Mails der bevorzugte Weg, Anliegen zu klären. Ein Schriftwechsel nimmt jedoch oft mehr Zeit in Anspruch als der direkte Weg über das Telefon. Ein Anruf genügt häufig, um Sachverhalte in einem Rutsch zu besprechen. Sollten jedoch der schriftliche Weg bevorzugt werden, können sich kurze prägnante Formulierungen bezahlt machen. Je verständlicher eine E-Mail aufgesetzt ist, desto weniger Rückfragen erhält man im weiteren Verlauf der Kommunikation und erzielt schneller das gewünschte Ergebnis.

Inna Warkus / Redaktion finanzen.net