Weniger Stress aber produktiver: Mit der Ivy-Lee-Methode effizienter arbeiten

Das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Strategie, die Alpen-Methode und viele weitere Strategien helfen gegen Stress am Arbeitsplatz. So auch die sogenannte "Ivy-Lee-Methode", die der berühmte Unternehmensberater Ivy Ledbetter Lee vor 100 Jahren für einen der damals reichsten Menschen der Welt - Charles M. Schwab, Präsident von Bethlehem Steel - entwickelte. Bethlehem Steel war der zweitgrößte Stahlproduzent der USA und gerade im wirtschaftlichen Aufschwung, als Schwab Lee darum gebeten haben soll, die Produktivität seiner Mitarbeiter zu steigern.

Und so funktioniert die von Lee entwickelte Methode

1. Notieren Sie sich am Abend 6 wichtige Aufgaben für den nächsten Tag.

2. Sortieren Sie diese: Die Aufgabe mit höchster Priorität kommt auf Platz eins.

3. Am nächsten Tag erledigen Sie als allererstes die Aufgabe auf Platz 1 der Liste - ohne sich durch Telefonate oder Ähnliches ablenken zu lassen.

4. Erst danach informieren Sie sich, ob möglicherweise neue Aufgaben hinzugekommen sind und sortieren die Liste neu.

5. Nun bearbeiten Sie die zweite Aufgabe ohne Ablenkung und prüfen anschließend wieder, ob neue wichtige Aufgaben in die Tagesliste aufgenommen werden sollten.

6. Am Abend machen Sie sich wieder eine neue Liste für den nächsten Tag. Dabei ist es wichtig, sich wieder auf ca. sechs Aufgaben zu beschränken - der Entscheidungsfaktor der Methode ist essentiell für die Effizienzsteigerung, da Sie nur minimal durch Gedanken an weitere Aufgaben abgelenkt werden.

Das Grundprinzip: Single-Tasking statt Multi-Tasking

Die Methode hat viele Vorteile: Durch die sortierte Liste behalten Sie den Überblick und können fokussiert arbeiten, was automatisch zu mehr Effizienz führt. Dadurch, dass nicht gleich morgens ein großer neuer Berg unbekannter Aufgaben auf Sie einstürzt, sondern Sie direkt mit einer Ihnen bereits bekannten Aufgabe einsteigen, fällt der Start in den Tag leichter - Sie wissen bereits, was zunächst das Wichtigste ist. Anschließend motiviert Sie die To-Do-Liste und das Abhaken einzelner Punkte. Es ist übrigens nicht schlimm, wenn für einen Punkt auf der Liste doch keine Zeit ist: Sie können ihn einfach für den nächsten Tag erneut notieren. Bleibt ein Punkt mehrere Tage hintereinander auf den hinteren Plätzen der Liste, lohnt es sich ihn auf Platz 1 zu stellen, um die Bearbeitung zu garantieren.

Besonders effizient ist die Strategie Lees aus einem einfachen Grund: Während im Arbeitsleben die Tendenz in Richtung Multitasking geht, zwingt die Methode Sie dazu, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen - was erwiesenermaßen zu schnellerem Arbeiten führt. Durchkreuzt doch einmal etwas Wichtiges Ihre Ivy-Lee-Liste, sollten Sie sich in einer Führungsposition nicht scheuen, auch mal eine Aufgabe an Kollegen oder Kolleginnen zu delegieren.

Wann ist Zeit für den Kleinkram?

Zu Recht kann man sich nun fragen, wo in Lees Konzept der Kleinkram oder Telefonate, die E-Mails und die Ablage Platz finden - schließlich ist es in vielen Berufen kaum möglich und erwünscht, den ganzen Tag Anrufen und Kollegen aus dem Weg zu gehen.

Die "Hannoversche Allgemeine Zeitung" (HAZ) zitiert Personaltrainer für Zeitmanagement Ivan Blatter mit den Worten: "Die hohe Kunst eines guten Zeitmanagements ist, sich möglichst oft und möglichst lange auf die wichtigen Dinge zu fokussieren." Ist Ihr Beruf aber auf Teamwork und Kommunikation ausgelegt, reicht es möglicherweise für Sie schon aus, nur einen Nachmittag der Woche für die Ivy-Lee-Methode zu reservieren. Anja Bischof, Trainerin für Selbstmanagement, erwähnt gegenüber der "HAZ" in einem Gespräch über Zeitmanagement den berühmten Zeitpuffer. Dieser gibt Ihnen die Möglichkeit, plötzlich aufkommende Aufgaben oder Kleinigkeiten zu erledigen. Dieser sollte auf jeden Fall seinen Platz in Ihrem Arbeitsalltag finden - auch, wenn Sie mit der Ivy-Lee-Methode arbeiten.

Redaktion finanzen.net