Werbungskosten: Tipps und Tricks für die nächste Steuererklärung

Die Werbungskosten gehören zu den wohl schwierigsten Angaben in der jährlichen Steuererklärung. Doch nicht etwa, weil diese so kompliziert sind, sondern weil viele Steuerpflichtige schlicht und einfach nicht genau wissen, was zu den Werbungskosten überhaupt zählt. Wir geben zu: So einfach ist das wirklich nicht, denn einige Kosten können sich von Fall zu Fall stark unterscheiden.

Um Werbungskosten allgemein zu umschreiben, könnte man sagen, dass es sich um die Kosten handelt, die Sie haben, um Ihren Lebensunterhalt verdienen zu können. Denn in den meisten Fällen muss man vorher Geld ausgeben, bevor welches reinkommt. Genau deswegen kann dieser Posten in der Steuererklärung so unterschiedlich ausfallen. Während ein Handwerker Arbeitskleidung, wie zum Beispiel Sicherheitsschuhe, von der Steuer absetzen kann, kann ein Büroangestellter mit einem Hemd nicht dasselbe tun.

In unserem Ratgeber erklären wir Ihnen, was genau unter Werbungskosten fällt und zeigen Ihnen einige Fallbeispiele. So sind Sie bestens auf die nächste Steuererklärung vorbereitet.

Wie bereits erklärt, handelt es sich bei Werbungskosten um die Kosten, die entstehen, wenn Sie Ihrer Arbeit nachgehen. In der Steuererklärung geben Sie die Werbungskosten bei der Einkunftsart an, bei der diese auch entstanden sind – zum Beispiel Gehalt, Kapitalerträge, Einkünfte aus Vermietung und ähnliches. In unserem Rategeber finden Sie eine Erklärung und Beispiele für die häufigsten Werbungskosten.

Für einen gewöhnlichen Bürojob fallen nicht allzu viele Werbungskosten im Jahr an, da man das Arbeitsmaterial für gewöhnlich vom Arbeitgeber gestellt bekommt. Oft werden auch die Kosten für das Diensthandy samt Vertrag oder ein Dienstlaptop übernommen. Wenn Sie daher nicht alle Belege bis zum Ende des Jahres aufbewahren wollen, können Sie in Ihrer Steuererklärung auch einen Pauschalbetrag für die Werbungskosten angeben – dieser liegt bei 1.230 Euro. Werbungskosten bis zu dieser Höhe akzeptiert das Finanzamt ohne Belege.

Tipp: Der Pauschalbetrag von 1.230 Euro lohnt sich immer dann, wenn Ihre Werbungskosten darunter liegen. So mindern Sie Ihre Steuerlast und können davon profitieren. Hatten Sie jedoch mehr Ausgaben an Werbungskosten, lohnt es sich definitiv die Belege aufzubewahren.

Wenn Sie Werbungskosten hatten, die den Pauschalbetrag von 1.230 Euro übersteigen, tragen Sie diese in der Anlage N in der Steuererklärung ein. Wenn Sie nicht darüber kommen, brauchen Sie auch keine Werbungskosten zusätzlich eintragen, denn das Finanzamt berücksichtigt automatisch den Pauschalbetrag.

Unsere Empfehlung: Falls Sie generell unsicher bei Ihrer Steuererklärung sind, schauen Sie in unserem Ratgeber zum Thema „Steuererklärung“ vorbei. Dort finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Steuererklärung selbst machen können.

Als Arbeitskleidung zählt beim Finanzamt die Kleidung, die fast ausschließlich beruflich getragen werden kann. Dazu zählen zum Beispiel Sicherheitsschuhe, Helm, Handschuhe, aber auch jegliche Art von Uniformen sowie weiße Kittel in Pflegeberufen, die Amtskleidung von Richtern und Anwälten oder Geistlichen. Auch ein Kellner oder Trauerredner kann zum Beispiel einen schwarzen Anzug als Werbungskosten geltend machen.

Tipp: Auch Reinigungs- und Instandhaltungskosten der Arbeitskleidung lassen sich absetzen.

Von der Steuer lässt sich allerdings nicht alles absetzen. So können Sie zum Beispiel keine weißen Hemden, T-Shirts oder Socken als Werbungskosten geltend machen, wenn sie diese als Arzt im Krankenhaus tragen. Auch Kleidung, die unter der Uniform getragen wird, kann nicht abgesetzt werden. Wer viel am Computer arbeitet, kann auch keine Brille oder Kontaktlinsen absetzen.

Wichtig: Alles in allem können Sie die Kleidung absetzen, die Sie größtenteils für Ihren Beruf benötigen. Dazu kann auch „normale“ Straßenkleidung zählen. Allerdings nur, wenn Sie belegen können, dass die berufliche Abnutzung so groß ist, dass sie diese nicht oder kaum als private Kleidung tragen können.

Auch das Arbeitszimmer und die dazugehörigen Arbeitsmittel wie ein Schreibtisch, Stuhl oder der Computer gehören zu den Werbungskosten, die Sie in der Steuererklärung nicht vergessen sollten. Doch auch hier gelten Besonderheiten, auf die Sie achten sollten. Wir erklären Ihnen, welche das sind:

Vor allem Angestellte können auch häufig zu Hause die ein oder andere Aufgabe im Homeoffice erledigen. Allerdings heißt das nicht, dass man direkt ein Arbeitszimmer Zuhause hat. Dafür hat das Finanzamt klare Vorgaben, damit weder das Wohnzimmer, noch eine kleine Nische im Flur, als Arbeitszimmer betitelt werden können. Um ein Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Das häusliche Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit. Das gilt vor allem, wenn Sie selbstständig sind oder Ihr Arbeitgeber Ihnen keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
• Sie haben zwar einen festen Arbeitsplatz, sind aber für Bürotätigkeiten auf ein häusliches Arbeitszimmer angewiesen – so zum Beispiel bei Lehrern, die zwar hauptsächlich in der Schule arbeiten, aber kein eigenes Büro in der Schule haben.

Das bedeutet, dass eine Ecke im Wohnzimmer, in der ein Schreibtisch steht, nicht als Arbeitszimmer zählt. Das Finanzamt sieht vor, dass das Büro auch kein Durchgangszimmer sein darf. Es muss außerdem durch eine Tür von anderen Räumen „getrennt“ werden können und sollte zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt werden.

Aber: Auch wenn Sie die Kosten für ein Arbeitszimmer nicht absetzen können, dürfen Sie trotzdem Arbeitsmittel wie einen Bürostuhl oder Schreibtisch bei Ihrer Steuererklärung angeben. Welche Regelungen dort gelten, erfahren Sie weiter unten in unserem Ratgeber.

Welche Kosten Sie für Ihr Arbeitszimmer genau absetzen können und welche Besonderheiten bei einem doppelt genutzten Büro gelten, erklärt Ihnen das Portal von Stiftung Warentest.

Als Arbeitsmittel zählen alle Gegenstände, die Sie brauchen, um Arbeiten zu können. Das kann je nach Beruf natürlich völlig unterschiedlich ausfallen. Entscheidend ist, dass Sie die Belege aufbewahren und am Jahresende alle Kosten zusammenrechnen. Denn der Pauschalbetrag von 1.230 Euro gilt für alle Werbungskosten zusammen – wenn Sie sich jedoch einen neuen Laptop für Ihren Job gekauft haben, werden die Werbungskosten wohl den Pauschalbetrag übersteigen. Typische Arbeitsmittel bei Angestellten sind:

• Schreibwaren
• Aktentasche
• PC, Laptop
• Werkzeuge
• Berufskleidung
• Fachliteratur

Zu den typischen Werbungskosten, die jeder Steuerzahler hat, gehören die Fahrtkosten. Denn jeder muss für seinen Job in der Regel irgendwo hinfahren – sei es ins Büro, zu Kunden oder sonstigen Terminen. Es hängt allerdings davon ab, was für einen Beruf Sie ausüben, beziehungsweise wo die Fahrtkosten entstanden sind. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Fahrtkosten zu ermitteln – welche das sind, lesen Sie weiter unten in unserem Ratgeber.

Als Arbeitnehmer bekommen Sie eine Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit und zurück angerechnet. Ab dem ersten gefahrenen Kilometer sind das 30 Cent. Ab dem 21. Kilometer erhalten Sie im Jahr 2021 35 Cent pro Kilometer und in den Jahren 2022 bis einschließlich 2026 erhalten Pendler sogar 38 Cent pro Kilometer. Sie können also die Strecke von Ihrem Zuhause bis zum Büro ausrechnen und so die Fahrtkostenpauschale angeben. Menschen mit einer Behinderung können die kompletten Fahrtkosten von der Steuer absetzen.

Tipp: Wenn Sie mit der Bahn zur Arbeit fahren, können Sie zum Beispiel die Kosten Ihrer BahnCard ebenfalls in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Wer ein Haus oder eine Wohnung vermietet, kann viele Fahrten steuerlich absetzen: Zum Beispiel aufgrund der Hausverwaltung, Reparaturen oder auch bereits der Weg zum Baumarkt. Sobald Ihnen aufgrund Ihres Mietobjekts Fahrtkosten entstehen, können Sie diese in der Steuererklärung geltend machen.

Wichtig: Sie sollten die Fahrten dokumentieren und manche Belege aufbewahren, falls das Finanzamt nach diesen verlangt.

Selbständige sind nicht selten mit ihrem Auto viel beruflich unterwegs – Termine, Kundenakquise oder der Weg zum Großmarkt. Diese Kosten können Sie in dem Fall sogar als Betriebskosten geltend machen. Doch auch hier gilt: Sie sollten möglichst viel dokumentieren, damit Sie das dem Finanzamt eventuell vorweisen können.

Übrigens: Der Weg von Zuhause ins Büro wird weiterhin über die Entfernungspauschale abgerechnet und gehört trotz Selbstständigkeit nicht zu den Betriebskosten.

Ein privates Handy, ein Diensthandy und eins für unterwegs – für viele Arbeitnehmer, die vor allem viel mit Kunden zusammenarbeiten, gehören mehrere Telefone zum Alltag. Das kann ganz schön teuer werden und genau deshalb können Sie die Kosten für einen Mobilfunkvertrag für Ihr Diensthandy ebenfalls als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Die einzige Bedingung: Ihr Arbeitgeber zahlt Ihren Handyvertrag nicht.

Aber auch wenn Sie nur ein privates Handy haben und damit ab und an geschäftlich telefonieren, können Sie das in der Steuererklärung angeben. Falls Sie keine Nachweise darüber haben, wie oft sie das Telefon für berufliche Zwecke nutzen, wird das Finanzamt eine Pauschale von 20 Prozent allerdings maximal 20 Euro der monatlichen oder 240 Euro der jährlichen Kosten anrechnen.

Wer ein Haus oder eine Wohnung vermietet oder gar ein Lokal verpachtet, bei dem fallen natürlich andere Werbungskosten an, als bei einem „gewöhnlichen“ Arbeitnehmer. So können zum Beispiel Reparaturen oder sogar Wohnungsanzeigen von der Steuer abgesetzt werden. Hier erfahren Sie, was die typischen Werbungskosten bei Vermietern und Verpächtern sein können:

Falls Ihre Mietwohnung kurzfristig leer steht, können Sie die Kosten, die dabei entstehen, ebenfalls als Werbungskosten angeben. Das kann zum Beispiel im Fall eines Mieterwechsels passieren. Wenn Sie Ihre Wohnung allerdings längere Zeit unbewohnt lassen, müssen Sie dem Finanzamt Gründe nennen. So zum Beispiel, wenn Sie eine Mietwohnung über einen längeren Zeitraum sanieren. Erst dann können Sie die Aufwendungen ebenfalls von der Steuer absetzen.

Viele Steuerzahler wissen nicht, was Sie alles bei der Steuererklärung angeben können. Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele Apps und Programme, die einem währenddessen mit Tipps zur Seite stehen und auf eventuelle Steuerersparnisse hinweisen. Doch das alles bringt nichts, wenn Sie sich im Vorfeld keine Gedanken gemacht haben. Denn es gibt ganz legale Tricks, mit denen Sie Ihre Steuerlast jährlich deutlich mindern können. Wir zeigen Ihnen, wie das geht:

Das Finanzamt sieht eine Grenze für außergewöhnliche Belastungen vor – diese hängt von Ihrem Einkommen, Familienstand und ob sie Kinder haben ab. In der Regel können Sie eine Brille, Medikamente oder Kosten für den Zahnarzt oder Heilpraktiker nicht absetzen, da diese die Grenze der sogenannten zumutbaren Eigenbelastung in der Regel nicht überschreiten. Wenn Sie zum Beispiel eine große Behandlung beim Zahnarzt planen, sollten Sie diese innerhalb eines Jahres durchziehen und bezahlen, damit die Sie die Kosten dafür von der Steuer absetzen können. Denn es gibt das Abflussprinzip: Es werden die Behandlungen angerechnet, die im jeweiligen Jahr bezahlt wurden.

Hinweis: Es werden nur die Behandlungen gezahlt, die tatsächlich von einem Arzt angeordnet worden sind. Dies muss vor dem Beginn der Behandlung erfolgt worden sein.

Sie müssen nicht immer den kürzesten Weg zum Job angeben. Wenn Sie eine Strecke fahren, die zwar länger ist, Sie dadurch aber Zeit sparen können, dann können Sie auch diesen Fahrtweg bei Ihrer Steuererklärung angeben.

Beispiel: Wenn der Fahrtweg zehn Kilometer länger ist und Sie an 220 Tagen im Jahr zur Arbeit fahren, steigen Ihre Werbungskosten um 660 Euro.

Wenn Sie in Ihrem Job beispielsweise in zwei Filialen eingesetzt werden, muss Ihr Arbeitgeber eine davon als erste Tätigkeitsstätte angeben. In der Regel ist es die, in der Sie am häufigsten beschäftigt sind. Wenn Sie jedoch an beiden Orten ungefähr gleich oft arbeiten, können Sie Ihren Chef bitten, die weiter entfernte Filiale als erste Tätigkeitsstrecke eintragen zu lassen. So haben Sie ebenfalls höhere Werbungskosten.