Keine Digitalisierung ohne qualifizierte elektronische Signatur
Ein wichtiger Faktor, um Arbeits- und Prozessabläufe in Unternehmen zu optimieren und Fehler zu reduzieren, ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Ihre Vorteile liegen klar auf der Hand, sie ist deutlich effizienter und zeitsparender als die klassische handschriftliche Unterschrift. Im Rahmen der Digitalisierung papierbasierter Prozesse ist die QES somit nicht nur unausweichlich, sondern gewährleistet insbesondere die Sicherheit von elektronisch unterzeichneten Dokumenten.
Als höchste Stufe der drei E-Signatur-Standards bietet die QES ein deutlich höheres Maß an Sicherheit und Authentizität als die die beiden Varianten der einfachen und fortgeschrittenen Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur basiert auf kryptografischen Verfahren und weist die Identität des Unterzeichners eindeutig nach. Somit ist die QES als spezielle Form der digitalen Unterschrift in der Lage, die handschriftliche Signatur zu ersetzen. Sie ist dabei auf nahezu allen Dokumenten rechtsgültig und beinhaltet eine maximale Beweiskraft. Sogar im Falle eines Gerichtsprozesses verfügt diese Beweiskraft der qualifizierten elektronischen Signatur über ihre Gültigkeit. Somit ist eine QES immer dann erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform gilt oder sobald ein Dokument mit hohen Haftungsrisiken verbunden ist.
Für die Sicherheit der QES ist dabei übrigens nicht das Schriftbild entscheidend, sondern die Datenverknüpfung im Hintergrund. Diese ist mit bloßem Auge allerdings nicht zu sehen. Deshalb wird zur Erstellung und Implementierung einer qualifizierten elektronischen Signatur der Service eines E-Signatur-Anbieters benötigt, der die erforderliche technische Infrastruktur bereitstellt.
Als höchste Stufe der drei E-Signatur-Standards bietet die QES ein deutlich höheres Maß an Sicherheit und Authentizität als die die beiden Varianten der einfachen und fortgeschrittenen Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur basiert auf kryptografischen Verfahren und weist die Identität des Unterzeichners eindeutig nach. Somit ist die QES als spezielle Form der digitalen Unterschrift in der Lage, die handschriftliche Signatur zu ersetzen. Sie ist dabei auf nahezu allen Dokumenten rechtsgültig und beinhaltet eine maximale Beweiskraft. Sogar im Falle eines Gerichtsprozesses verfügt diese Beweiskraft der qualifizierten elektronischen Signatur über ihre Gültigkeit. Somit ist eine QES immer dann erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform gilt oder sobald ein Dokument mit hohen Haftungsrisiken verbunden ist.
Für die Sicherheit der QES ist dabei übrigens nicht das Schriftbild entscheidend, sondern die Datenverknüpfung im Hintergrund. Diese ist mit bloßem Auge allerdings nicht zu sehen. Deshalb wird zur Erstellung und Implementierung einer qualifizierten elektronischen Signatur der Service eines E-Signatur-Anbieters benötigt, der die erforderliche technische Infrastruktur bereitstellt.
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Anbieter und Kosten einer qualifizierten elektronischen Signatur
Doch auf welchen Anbieter für elektronische Signaturen soll die Entscheidung fallen? Zwar gibt es viele in Europa ansässige Angebote, doch nur wenige Anbieter haben ihren Fokus auf der eher komplexen qualifizierten elektronischen Signatur. Um diese zu erstellen, sind ein digitales Zertifikat sowie eine elektronische Signaturerstellungseinheit nötig. Diese müssen die rechtlichen Anforderungen für die QES erfüllen – weshalb die Wahl eines entsprechenden Anbieters entscheidend ist. Dieser sollte sich um alles kümmern, was für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur nötig ist.
Um einen wirklich umfassenden Service zu genießen, sollte ein Anbieter gewählt werden, der alle nötigen Verträge direkt beinhaltet. Bei einigen, zwar durchaus bekannten und häufig genutzten Anbietern für E-Signaturen ist dies allerdings nicht der Fall: Für die fortgeschrittene sowie die qualifizierte Signatur muss dort zusätzlich ein Vertrag mit dem Vertrauensdienste-Anbieter (VDA) geschlossen werden. Zur zwingend erforderlichen Anbindung ist zudem Hintergrundwissen unabdingbar, außerdem sind diese Vorgänge unnötig zeitaufwendig und teuer.
Viel einfacher und günstiger hingegen ist die praktische Lösung von Skribble, ein QES-Anbieter, der sich deutlich von den Mitbewerbern unterscheidet. Bei Skribble ist die qualifizierte elektronische Signatur standardmäßig integriert und im Preis enthalten, es sind keine zusätzlichen Verträge mit Drittanbietern notwendig.
Zudem werden bei der QES von Skribble gleich mehrere Rechtsräume abgedeckt – denn die EU definiert eine qualifizierte elektronische Signatur anders als beispielsweise die Schweiz. Mit der Lösung von Skribble kann ein Unternehmen also international agieren, ohne weitere Verträge abschließen zu müssen. Auch deckt der Service von Skribble die für das Signieren mit QES nötige Identifikation mit dem Signierenden ab. Denn bei Skribble sind alle notwendigen Identifikationsmaßnahmen bereits integriert, sodass Mitarbeitende ebenso wie externe Personen umgehend mittels QES signieren können.
Um einen wirklich umfassenden Service zu genießen, sollte ein Anbieter gewählt werden, der alle nötigen Verträge direkt beinhaltet. Bei einigen, zwar durchaus bekannten und häufig genutzten Anbietern für E-Signaturen ist dies allerdings nicht der Fall: Für die fortgeschrittene sowie die qualifizierte Signatur muss dort zusätzlich ein Vertrag mit dem Vertrauensdienste-Anbieter (VDA) geschlossen werden. Zur zwingend erforderlichen Anbindung ist zudem Hintergrundwissen unabdingbar, außerdem sind diese Vorgänge unnötig zeitaufwendig und teuer.
Viel einfacher und günstiger hingegen ist die praktische Lösung von Skribble, ein QES-Anbieter, der sich deutlich von den Mitbewerbern unterscheidet. Bei Skribble ist die qualifizierte elektronische Signatur standardmäßig integriert und im Preis enthalten, es sind keine zusätzlichen Verträge mit Drittanbietern notwendig.
Zudem werden bei der QES von Skribble gleich mehrere Rechtsräume abgedeckt – denn die EU definiert eine qualifizierte elektronische Signatur anders als beispielsweise die Schweiz. Mit der Lösung von Skribble kann ein Unternehmen also international agieren, ohne weitere Verträge abschließen zu müssen. Auch deckt der Service von Skribble die für das Signieren mit QES nötige Identifikation mit dem Signierenden ab. Denn bei Skribble sind alle notwendigen Identifikationsmaßnahmen bereits integriert, sodass Mitarbeitende ebenso wie externe Personen umgehend mittels QES signieren können.
QES-Favorit Skribble: hinsichtlich Datenschutz und Kosten einfach überragend
Besonders beruhigend: Die QES-Lösung von Skribble bietet einen maximalen Datenschutz, der sogar bei sensiblen Dokumenten greift. Dank DSGVO-Compliance und EU-kompatiblem Bank-Level-Hosting in der Schweiz (ISO 27001) sind Skribble-Kunden datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite
Besonders angenehm ist jedoch das umfassende Angebot von Skribble, bei dem, neben QES, noch zwei weitere E-Signatur-Standards angeboten werden – FES und EES. Damit sind Unternehmen in der Lage, jede Art von Dokument zu signieren – und das zum optimalen Kosten-Nutzen-Faktor.
Generell sollten die Kosten für die Implementierung einer qualifizierten elektronischen Signatur jedoch als Investition in die Digitalisierung und somit in die Zukunft des Unternehmens betrachtet werden. Neben einer gesteigerten Effizienz von Geschäftsprozessen bietet die QES rechtliche Anerkennung und somit ein hohes Maß an Sicherheit, auf die nicht verzichtet werden sollte. Welche Lösung für welches Unternehmen in Frage kommt, muss allerdings immer im Einzelfall geprüft werden, um ein bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erreichen.
Besonders angenehm ist jedoch das umfassende Angebot von Skribble, bei dem, neben QES, noch zwei weitere E-Signatur-Standards angeboten werden – FES und EES. Damit sind Unternehmen in der Lage, jede Art von Dokument zu signieren – und das zum optimalen Kosten-Nutzen-Faktor.
Generell sollten die Kosten für die Implementierung einer qualifizierten elektronischen Signatur jedoch als Investition in die Digitalisierung und somit in die Zukunft des Unternehmens betrachtet werden. Neben einer gesteigerten Effizienz von Geschäftsprozessen bietet die QES rechtliche Anerkennung und somit ein hohes Maß an Sicherheit, auf die nicht verzichtet werden sollte. Welche Lösung für welches Unternehmen in Frage kommt, muss allerdings immer im Einzelfall geprüft werden, um ein bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erreichen.
