Legal and Compliance als Kultur der rechtlichen Verantwortung

"Compliance" – zu Deutsch etwa "Regelkonformität" oder "Rechtstreue" bezeichnet Strukturen, welche die relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen in ihrem Arbeitsumfeld für das jeweilige Unternehmen anwenden. Sie decken ein breites Spektrum ab, darunter Datenschutzgesetze, Anti-Geldwäsche-Vorschriften, Wettbewerbsrecht, Korruptionsprävention und vieles mehr.

Compliance entwickelt sich hierbei immer mehr zu einer unternehmensweiten Verantwortung. Wenn man eine Umsetzung der Regulierungen ernstnimmt, dann ist es mittlerweile essenzielle Voraussetzung allen Mitarbeitern – von der Führungsebene bis hin zu den operativen Teams – die Bedeutung von Compliance zu vermitteln und die Einbindung in ihre täglichen Arbeitsabläufen zu ermutigen. Eine der effektivsten Methoden, dies zu erreichen, sind gezielte Compliance-Schulungen.

Was macht Compliance-Schulungen gerade so wichtig?

Wie bereits beschrieben, wandelt sich Compliance immer mehr von einer Aufgabe der Führungsebene zu einem grundlegenden Konzept, welches alle Schichten eines Unternehmens durchzieht. Damit es nicht nur bei Worthülsen und leeren Versprechungen bleibt, müssen die Regularien gerade als Ethos verinnerlicht werden und in die täglichen Aufgaben integriert werden. Dieses Konzept bezeichnet man als "Compliance by Design".

Die Bedeutung von Compliance-Schulungen kann dabei nicht hoch genug eingeschätzt werden. Fehlende oder unzureichende Maßnahmen können dazu führen, dass Mitarbeiter gegen Gesetze verstoßen – das gefährdet nicht nur das Unternehmen, sondern im Zweifel auch den Mitarbeiter selbst. Ernstgemeinte Schulungen und transparente Maßnahmen minimieren dieses Risiko und fördern Vertrauen und Transparenz.

Hört sich alles gut an, nicht wahr? Wesentliche Probleme stellen sich jedoch oft bei der Etablierung. In der Praxis hat sich hier eine vier-schrittige Vorgehensweise etabliert:

Schritt 1: Top-down-Engagement

Wie immer muss die Führungsebene mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn die Unternehmensführung Compliance ernst nimmt und aktiv in die Maßnahmen investiert, wird dies das gesamte Unternehmen positiv beeinflussen. Führungskräfte sollten die Bedeutung von Compliance regelmäßig ansprechen und ihre Erwartungen klar kommunizieren.

Schritt 2: Regelmäßige und umfassende Schulungsprogramme

Compliance-Schulungen sollten regelmäßig stattfinden und die verschiedenen Bereiche abdecken, die für das Unternehmen relevant sind. Die Betonung liegt hier ausdrücklich auf regelmäßig: Es ist nicht genug, eine einmalige Schulung anzubieten. Rechtliche Rahmenbedingungen unterliegen einem ständigen Wandel 6ndash; essenziell ist es auf dem neusten Stand zu bleiben.

Unabdingbar ist auch, dass die Schulungen maßgeschneidert sind und nicht nur ein allgemeiner Rundumschlag. Während die Finanzabteilung möglicherweise detailliertere Informationen zu Anti-Geldwäsche-Vorschriften benötigt, sollten Verkaufsteams beispielsweise mehr über Wettbewerbsrecht und Korruptionsprävention lernen.

Schritt 3: Schaffung eines sicheren Umfelds für Fragen und Diskussionen

Mitarbeiter sollten sich ermutigt fühlen, Fragen zu stellen und auf Missstände aufmerksam zu machen. In vielen Fällen sind Verstöße gegen Compliance-Vorgaben nicht absichtlich, sondern entstehen aus einem Mangel an Wissen oder missverständlichen Informationen. Hier ein sicheres Umfeld zu schaffen, um Fragen zu stellen, ist nicht nur im Hinblick auf Compliance, sondern auch eine progressive Firmenkultur allgemein notwendig.

Schritt 4: Integration von Compliance in die Leistungsbewertung

Eine effektive Compliance-Kultur wird nicht nur durch Schulungen gestärkt, sondern auch durch eine klare Integration von Compliance-Kriterien in die Leistungsbewertung der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihr Engagement für Compliance ein Kriterium bei der Beurteilung ihrer Leistung – insbesondere bei der Beförderung in Positionen mit Personalverantwortung. Hierdurch steigert sich die Bereitschaft zur selbstständigen Überwachung der Regulierungen.

Die Implementierung effektiver Compliance-Strukturen erfordert neben der nötigen Motivation vor allem eines: Personal. Je nachdem welcher Schritt gemacht wird, unterscheidet sich der Bedarf hier wesentlich.

Projektbedarf

Für Schulungen und die erstmalige Einrichtung grundlegender Strukturen, wie der Einrichtung von Feedback-Systemen, ist vor allem die kurzfristige Einstellung oder Beauftragung von Voll- oder Wirtschaftsjuristen sinnvoll. Hier setzen sich immer mehr Modelle der Arbeitnehmerüberlassung von Projektjuristen sowie die Inanspruchnahme von Freelancern durch. Durch die Etablierung von Compliance-Strukturen in der Unternehmenslandschaft, haben sich hier in den letzten Jahren Experten hervorgetan, die auf genau diese einzelnen Schritte spezialisiert haben.

Laufender Bedarf

Mit der Implementierung ist die Arbeit jedoch nicht erledigt. Hier braucht es nun Experten, welche mit der dauerhaften Überwachung der Maßnahmen betreut ist. Aus der Natur der Sache ist eine Festanstellung hier wohl die sinnvollste Beschäftigungsart.

Die Experten finden

Es stellt sich die Frage, wie diese – oftmals kurzfristig erforderliche – Personalkapazität erreicht werden kann. Die Lösung sind Anbieter wie Flex Suisse. Das ehemals als "PerconeX" bekannte Unternehmen mit Büros in Zürich, Vaduz und Frankfurt am Main hat sich auf die Personalvermittlung von Legal- und Compliance-Experten spezialisiert. Das "Flex" ist dabei Programm: Das Unternehmen bietet verschiedene Modelle der Vermittlung, um gerade diesen Anforderungen gerecht zu werden. Neben der klassischen Personalvermittlung bietet Flex Suisse dabei auch Zeitarbeit – also Arbeitnehmerüberlassung – und die Vermittlung von Freelancern an. Alle Kandidaten aus dem Talentpool von Flex Suisse werden zudem zunächst von den In-House-Juristen der Firma überprüft – so kann Flex Suisse für die Qualität einstehen. Dadurch lassen sich die richtigen Experten auf jedem Gebiet und für jeden Zeitraum finden.