E-Rechnung empfangen und versenden: So bereiten sich kleine Unternehmen auf 2025 vor

Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes schreitet Deutschland hinsichtlich Digitalisierung im Rechnungswesen einen großen Schritt voran. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD (.pdf) oder XRechnung (.xml) erstellt werden, sodass sie maschinell verarbeitet werden können. Die herkömmliche PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten erfüllt diese Anforderungen nicht mehr und gilt zukünftig nur noch als "sonstige Rechnung". Die B2B-E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmen und schließt auch Kleinunternehmer sowie umsatzsteuerfreie Leistungen ein. Übergangsregelungen ermöglichen es den Rechnungsstellern bis 2028, teilweise weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zu verwenden.

Für Unternehmer bedeutet die B2B-E-Rechnungspflicht, ab 2025 in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und für zehn Jahre zu archivieren. Besonders das Format ZUGFeRD bietet hierbei Vorteile, da es als PDF-Datei per E-Mail empfangen werden kann. Für die Verarbeitung ist es sinnvoll, eine separate E-Mail-Adresse ausschließlich für den Empfang von Rechnungen einzurichten. Ein gezielter Umgang mit diesen Daten schützt zudem vor ungewolltem Rechnungsspam. Das Format XRechnung, das primär im öffentlichen Sektor Anwendung findet, verlangt hingegen oft spezifische Übermittlungssysteme wie PEPPOL. Es ermöglicht eine sichere Datenübertragung, jedoch ist die Handhabung aufgrund des maschinenlesbaren XML-Formats komplexer.

Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen erfordert die E-Rechnung durch den maschinenlesbaren XML-Code eine aufwendigere Prüfung und Verarbeitung. Der Code muss dabei nicht nur inhaltlich, sondern auch strukturell geprüft werden, um eine fehlerfreie Weiterverarbeitung zu gewährleisten. Diese Validierung stellt eine wichtige Anforderung an die Rechnungssoftware, da fehlerhafte Formate zu Verzögerungen und erhöhtem Arbeitsaufwand führen können. Nach der Validierung werden die E-Rechnungen in eine geeignete Software importiert und dort archiviert, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Wie kleine Unternehmen die B2B-E-Rechnungspflicht erfüllen können

Gerade kleine Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie sicherstellen können, dass sie ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und versenden können. Wenn die bestehende Software diese Funktion nicht bietet oder bislang noch gar kein Rechnungsprogramm genutzt wird, sollte zeitnah eine passende Lösung implementiert werden, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Eine solche Lösung ist beispielsweise die Software EasyFirma, die speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt wurde und umfassende Funktionen zur E-Rechnungsverwaltung bietet.

Benutzerfreundliches E-Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen

EasyFirma, entwickelt von der gleichnamigen EasyFirma GmbH & Co KG, ist eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Rechnungssoftware, die sowohl das ZUGFeRD- als auch das XRechnung-Format unterstützt. Es handelt sich nicht nur um ein Rechnungsprogramm, sondern um eine vollständige Buchhaltungssoftware. Das Modul "E-Rechnung" ermöglicht es Unternehmern, elektronische Rechnungen einfach zu erstellen, zu versenden, zu empfangen, zu validieren und revisionssicher zu archivieren. Durch die intuitive Benutzeroberfläche sind keine speziellen Vorkenntnisse notwendig, was EasyFirma besonders für Kleinunternehmer und Selbstständige attraktiv macht.



Seit ihrer Einführung im Jahr 2011 wurde EasyFirma kontinuierlich weiterentwickelt, um den steigenden Anforderungen im Bereich E-Rechnungen gerecht zu werden. Die Software ist als Einmalkauf ab 295 Euro netto erhältlich. Es wird also – wie bei vielen anderen Anbietern mittlerweile üblich – kein Abo mit laufenden Kosten abgeschlossen. EasyFirma kann sowohl als installierbare PC-Version als auch in einer flexiblen Onlinevariante genutzt werden. Zudem ist sie mehrbenutzerfähig und kann in Netzwerken oder über einen SQL-Server verwendet werden.

Durch das Zusatzmodul für die E-Rechnung wird EasyFirma zu einem rechtssicheren Werkzeug, das es Unternehmen ermöglicht, alle gesetzlichen Vorgaben zur B2B-E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Eine kostenlose Testphase von 30 Tagen erleichtert den Einstieg und ermöglicht es Interessenten, die Funktionen der Software unverbindlich zu erproben.