Rechts- und revisionssichere Archivierung ist unbedingt erforderlich
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit: So lauten grob skizziert die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Um die Vorgaben einzuhalten, müssen Unternehmen zahlreiche Faktoren wie beispielsweise interne Anforderungen, Arbeitsanweisungen und auch das Verhalten der Mitarbeiter berücksichtigen. Zudem ist eine Software erforderlich, die eine GoBD- und revisionssichere Archivierung unterstützt. Oft handelt es sich dabei um ein DMS (Dokumenten-Management-System).
Das DMS unterstützt die Aufbewahrung und Archivierung geschäftlicher Unterlagen wie Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Mails, Handelsbriefe und Lohnbuchungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Somit hilft es Unternehmern, ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen und Betriebsprüfungen ohne Beanstandungen zu überstehen. Dies sollte auch in jedem Fall das Ziel sein, da Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten ernsthafte Konsequenzen wie eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, ein Verfahren wegen Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung sowie hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen können.
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Das DMS unterstützt die Aufbewahrung und Archivierung geschäftlicher Unterlagen wie Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Mails, Handelsbriefe und Lohnbuchungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Somit hilft es Unternehmern, ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen und Betriebsprüfungen ohne Beanstandungen zu überstehen. Dies sollte auch in jedem Fall das Ziel sein, da Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten ernsthafte Konsequenzen wie eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, ein Verfahren wegen Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung sowie hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen können.
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So sehen leistungsfähige DMS-Lösungen für KMU aus
Auf dem Markt existieren zahlreiche Dokumenten-Management-Systeme. Doch nicht jedes ist GoBD-konform und für kleine oder mittlere Unternehmen geeignet. Beispielsweise sind herkömmliche Cloud-Speicherdienste nicht in der Lage, archivierte Geschäftsunterlagen revisionssicher (unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und verfügbar) aufzubewahren. Eine Lösung, die den hierzulande gültigen Gesetzesvorgaben entspricht und speziell auf die Anforderungen von KMU zugeschnitten wurde, ist OSS ECM.
OSS ECM ist ein Enterprise-Content-Management-System, also eine Weiterentwicklung des klassischen DMS. Es ermöglicht ein Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten mit dem Scanner. Eingebunden wird die Lösung einfach als Netzwerkordner. Somit kann sie wie ein normaler Ablageordner im Windows-Explorer verwendet werden. Durch dieses intuitive Prinzip ist keine besondere Einarbeitung erforderlich. Eine klare Stärke von OSS ECM ist außerdem die leistungsstarke Suchfunktion. Sie beinhaltet eine Volltextsuche und eine Schlagwortsuche. Binnen Sekunden finden Nutzer dadurch benötigte Dokumente und sogar handschriftliche Notizen im Archiv. Zugreifen können Anwender jederzeit mit jedem beliebigen Endgerät, sodass benötigte Inhalte beispielsweise auch unterwegs mit dem Smartphone abrufbar sind.
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OSS ECM ist ein Enterprise-Content-Management-System, also eine Weiterentwicklung des klassischen DMS. Es ermöglicht ein Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten mit dem Scanner. Eingebunden wird die Lösung einfach als Netzwerkordner. Somit kann sie wie ein normaler Ablageordner im Windows-Explorer verwendet werden. Durch dieses intuitive Prinzip ist keine besondere Einarbeitung erforderlich. Eine klare Stärke von OSS ECM ist außerdem die leistungsstarke Suchfunktion. Sie beinhaltet eine Volltextsuche und eine Schlagwortsuche. Binnen Sekunden finden Nutzer dadurch benötigte Dokumente und sogar handschriftliche Notizen im Archiv. Zugreifen können Anwender jederzeit mit jedem beliebigen Endgerät, sodass benötigte Inhalte beispielsweise auch unterwegs mit dem Smartphone abrufbar sind.
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Fortschrittliches DMS (Dokumenten-Management-System) mit zahlreichen Vorteilen
OSS ECM bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Zunächst ist dies das hohe Maß an Rechtssicherheit. Denn das DMS ermöglicht eine vollständig GoBD- und DSGVO-konforme Dokumentenablage und -archivierung. Dies umfasst neben gescannten Schriftstücken natürlich auch E-Mails. Die Speicherung aller Daten erfolgt lösch- und manipulationssicher. Weiterhin stellt das Dokumenten-Management-System sicher, dass Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden.
Papierdokumente und Ordner gehören dank OSS ECM im Übrigen der Vergangenheit an. Denn die papierlose Archivierung reicht aus, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Somit kann der Platz für Archivräume vollständig eingespart werden. Obendrein wird durch den Verzicht auf Papier die Umwelt geschont.
• OSSECMOCFService: Schnittstelle für das Archivieren aus bestehenden Anwendungen heraus
• OSSECMOCFClient: Konsolenanwendung für die Integration in den Windows-Explorer oder den MAC-OSX-Finder
• OSSECMOutLook: Add-in zum Archivieren von PDFs, Word- und Excelanhänge aus Outlook-E-Mails
• OSSECMScanService: Dienst für das Einscannen von Dokumenten am lokalen Arbeitsplatz
• OSSECMIndexService: Dienst zur Verschlagwortung von OSS-ECM-Dokumenten und zur Texterkennung innerhalb von Dateien
• OSSECMIndexClient: Konsolen-App zur Steuerung des OSSECMIndexService, um beispielsweise in einem Fünf-Minuten-Takt nach indizierten Dokumenten zu suchen
• OSSECMMailArchiveService: Dienst zur Abfrage von E-Mails (Office 365 oder lokales Exchange) und zur automatischen Archivierung relevanter Inhalte
Eingesetzt wird das cloudbasierte DMS, welches auf zertifizierten deutschen Servern läuft, sowohl von kleinen und mittleren Unternehmen als auch von Steuerberatern. Nutzer schätzen vor allem die sehr einfache Bedienung und die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten.
Papierdokumente und Ordner gehören dank OSS ECM im Übrigen der Vergangenheit an. Denn die papierlose Archivierung reicht aus, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Somit kann der Platz für Archivräume vollständig eingespart werden. Obendrein wird durch den Verzicht auf Papier die Umwelt geschont.
Mehrere Module für die sichere und komfortable Archivierung
Aufgebaut ist OSS ECM nach dem Baukastenprinzip. Die Hauptanwendung ist das "OSS ECM Archiv", welche alle relevanten Funktionen für die revisionssichere Aufbewahrung von Unterlagen beinhaltet. Bei Bedarf können Unternehmen außerdem folgende Module hinzufügen:• OSSECMOCFService: Schnittstelle für das Archivieren aus bestehenden Anwendungen heraus
• OSSECMOCFClient: Konsolenanwendung für die Integration in den Windows-Explorer oder den MAC-OSX-Finder
• OSSECMOutLook: Add-in zum Archivieren von PDFs, Word- und Excelanhänge aus Outlook-E-Mails
• OSSECMScanService: Dienst für das Einscannen von Dokumenten am lokalen Arbeitsplatz
• OSSECMIndexService: Dienst zur Verschlagwortung von OSS-ECM-Dokumenten und zur Texterkennung innerhalb von Dateien
• OSSECMIndexClient: Konsolen-App zur Steuerung des OSSECMIndexService, um beispielsweise in einem Fünf-Minuten-Takt nach indizierten Dokumenten zu suchen
• OSSECMMailArchiveService: Dienst zur Abfrage von E-Mails (Office 365 oder lokales Exchange) und zur automatischen Archivierung relevanter Inhalte
Eingesetzt wird das cloudbasierte DMS, welches auf zertifizierten deutschen Servern läuft, sowohl von kleinen und mittleren Unternehmen als auch von Steuerberatern. Nutzer schätzen vor allem die sehr einfache Bedienung und die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten.
