Digitale Signatur: Welche Kosten sind zu erwarten und welche Varianten gibt es?
Eine digitale Unterschrift kostet je nach Standard zwischen einem und vier Euro pro Signatur. Welche Dokumente digital unterschrieben werden können und welche nicht, ist in Deutschland und Europa genaustens gesetzlich geregelt. Die elektronische Signatur ist auf dem Vormarsch, denn sie erleichtert die Kommunikation und beschleunigt Prozesse. Die digitale Signatur und die elektronische Signatur sind allerdings zwei unterschiedliche Dinge: Mit dem Begriff "digitale Signatur" hat sich ein "False Friend" in die Alltagssprache eingeschlichen.
Denn die digitale Signatur hat im Grunde gar nichts mit einer Unterschrift zu tun. Sie ist eigentlich ein technischen Verschlüsselungsverfahren, welches sicherstellt, dass eine Nachricht nicht nachträglich verändert wurde und tatsächlich vom angegebenen Absender stammt – vergleichbar mit einem individuellen Wachs-Siegel. Die elektronische Signatur ist das, was die meisten Menschen in Wahrheit meinen, wenn sie von digitaler Signatur sprechen: Die elektronische Signatur ist die Unterschrift auf elektronischem Weg. Wann und unter welchen Voraussetzungen diese die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann, ist sowohl im BGB als auch in der "Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt" (eIDAS-Verordnung) festgelegt.
Denn die digitale Signatur hat im Grunde gar nichts mit einer Unterschrift zu tun. Sie ist eigentlich ein technischen Verschlüsselungsverfahren, welches sicherstellt, dass eine Nachricht nicht nachträglich verändert wurde und tatsächlich vom angegebenen Absender stammt – vergleichbar mit einem individuellen Wachs-Siegel. Die elektronische Signatur ist das, was die meisten Menschen in Wahrheit meinen, wenn sie von digitaler Signatur sprechen: Die elektronische Signatur ist die Unterschrift auf elektronischem Weg. Wann und unter welchen Voraussetzungen diese die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann, ist sowohl im BGB als auch in der "Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt" (eIDAS-Verordnung) festgelegt.
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Elektronische Signatur: drei Standards für unterschiedliche Dokumententypen
Gesetzlich werden drei Standards der elektronischen Signatur unterschieden, die jeweils für unterschiedliche Dokumenten-Arten angewendet werden können:
1. Die einfache elektronische Signatur (EES): Diese eignet sich besonders für Dokumente ohne Schriftformerfordernis, bei denen ein geringes Haftungsrisiko besteht. Das können beispielsweise Angebote für Lieferanten, Bestellungen, Aufträge oder auch Dienstleistungsverträge sein. Um eine EES durchzuführen, muss man sich lediglich mit einer E-Mail-Adresse identifizieren lassen.
2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese kommt ebenfalls bei Dokumenten ohne Schriftformerfordernis zum Einsatz – ist jedoch auch für Dokumente mit höherem, aber immer noch kalkulierbarem Haftungsrisiko geeignet. Das können unter anderem Mietverträge, Gesellschaftsverträge oder Personenversicherungen sein. Voraussetzung für eine FES ist eine Identifizierung durch Mobilfunknummer und geschäftliche E-Mail-Adresse.
3. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES): Diese ist aufgrund ihrer maximalen Beweiskraft der handschriftlichen Unterschrift im EU- und Schweizer Recht gleichgestellt und wird daher für Dokumente verwendet, für die die Schriftform vorgeschrieben ist oder die ein hohes Haftungsrisiko haben. Das sind beispielsweise Konsumkreditverträge, Leiharbeitsverträge, Revisionsberichte oder auch die Bankkontoeröffnung. Voraussetzung für eine QES ist eine Video-Identifikation oder gar die persönliche Identifikation vor Ort sowie eine geprüfte E-ID und Mobilfunknummer.
Wenn Unternehmen sich nun für einen Dienstleister entscheiden, über den sie die elektronische Signatur durchführen wollen, gilt es, auf einige Dinge besonders zu achten: Zum einen sollte das E-Signatur-Verfahren DSGVO-konform sein und die Erfordernisse der im jeweiligen Wirkungskreis geltenden Gesetze erfüllen – in Europa ist das die eIDAS-Verordnung. Dank DSGVO wird bei europäischen Anbietern auch Datenschutz groß geschrieben. Große US-Anbieter legen da aufgrund anderer Rechtslage einen anderen Fokus, was europäische Unternehmen durchaus in Schwierigkeiten bringen kann.
Zum anderen sollte der Anbieter alle drei Signatur-Standards im Paket haben. Ein solcher Anbieter ist die Skribble AG. Andere Anbieter bieten die QES nicht als Standard an; wenn man diese braucht, muss man sich separat um einen Vertrag mit einem Vertrauensdienstanbieter kümmern. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten, mit denen man von vornherein nicht gerechnet hat.
1. Die einfache elektronische Signatur (EES): Diese eignet sich besonders für Dokumente ohne Schriftformerfordernis, bei denen ein geringes Haftungsrisiko besteht. Das können beispielsweise Angebote für Lieferanten, Bestellungen, Aufträge oder auch Dienstleistungsverträge sein. Um eine EES durchzuführen, muss man sich lediglich mit einer E-Mail-Adresse identifizieren lassen.
2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese kommt ebenfalls bei Dokumenten ohne Schriftformerfordernis zum Einsatz – ist jedoch auch für Dokumente mit höherem, aber immer noch kalkulierbarem Haftungsrisiko geeignet. Das können unter anderem Mietverträge, Gesellschaftsverträge oder Personenversicherungen sein. Voraussetzung für eine FES ist eine Identifizierung durch Mobilfunknummer und geschäftliche E-Mail-Adresse.
3. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES): Diese ist aufgrund ihrer maximalen Beweiskraft der handschriftlichen Unterschrift im EU- und Schweizer Recht gleichgestellt und wird daher für Dokumente verwendet, für die die Schriftform vorgeschrieben ist oder die ein hohes Haftungsrisiko haben. Das sind beispielsweise Konsumkreditverträge, Leiharbeitsverträge, Revisionsberichte oder auch die Bankkontoeröffnung. Voraussetzung für eine QES ist eine Video-Identifikation oder gar die persönliche Identifikation vor Ort sowie eine geprüfte E-ID und Mobilfunknummer.
Wenn Unternehmen sich nun für einen Dienstleister entscheiden, über den sie die elektronische Signatur durchführen wollen, gilt es, auf einige Dinge besonders zu achten: Zum einen sollte das E-Signatur-Verfahren DSGVO-konform sein und die Erfordernisse der im jeweiligen Wirkungskreis geltenden Gesetze erfüllen – in Europa ist das die eIDAS-Verordnung. Dank DSGVO wird bei europäischen Anbietern auch Datenschutz groß geschrieben. Große US-Anbieter legen da aufgrund anderer Rechtslage einen anderen Fokus, was europäische Unternehmen durchaus in Schwierigkeiten bringen kann.
Zum anderen sollte der Anbieter alle drei Signatur-Standards im Paket haben. Ein solcher Anbieter ist die Skribble AG. Andere Anbieter bieten die QES nicht als Standard an; wenn man diese braucht, muss man sich separat um einen Vertrag mit einem Vertrauensdienstanbieter kümmern. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten, mit denen man von vornherein nicht gerechnet hat.
Skribble: alle Standards aus einer Hand, sicher und einfach
Das Unternehmen Skribble bietet nicht nur alle drei Signatur-Standards aus einer Hand und ohne versteckte Zusatzkosten an. Skribble hat für seine Kunden auch unterschiedliche Pläne/Pakete geschnürt:
Individual: Ab 9 Euro pro Monat (mit monatlich 10 EES)
Team: Ab 23 Euro pro Monat (mit monatlich 10 EES, 6 FES und/oder QES)
Pro: Ab 36 Euro pro Monat (mit monatlich 10 EES und 10 FES und/oder QES)
Zudem arbeitet Skribble vollkommen DSGVO- und eIDAS-konform und bietet damit auch höchste Standards im Datenschutz. Einzigartig ist bei diesem Anbieter auch die Einfachheit der Nutzung: Die Lösung ist quasi selbsterklärend, sodass jeder Mitarbeiter die E-Signatur schnell und unkompliziert nutzen kann. Mit Skribble können die Kunden zudem sofort starten, ohne voriges Invest und ohne zusätzliche Hardware, denn die Lösung ist cloudbasiert. Dadurch kann man von jedem Gerät aus signieren. Zudem ist dadurch auch die Integration der E-Signatur-Lösung in bestehende Systeme wie CRM- oder Dokumentenmanagementsysteme denkbar einfach.
Skribble bietet Unternehmen eine kostenlose 14-tätige Testphase an, in der diese das System kennenlernen und auch Support und Beratung in Anspruch nehmen können.
Individual: Ab 9 Euro pro Monat (mit monatlich 10 EES)
Team: Ab 23 Euro pro Monat (mit monatlich 10 EES, 6 FES und/oder QES)
Pro: Ab 36 Euro pro Monat (mit monatlich 10 EES und 10 FES und/oder QES)
Zudem arbeitet Skribble vollkommen DSGVO- und eIDAS-konform und bietet damit auch höchste Standards im Datenschutz. Einzigartig ist bei diesem Anbieter auch die Einfachheit der Nutzung: Die Lösung ist quasi selbsterklärend, sodass jeder Mitarbeiter die E-Signatur schnell und unkompliziert nutzen kann. Mit Skribble können die Kunden zudem sofort starten, ohne voriges Invest und ohne zusätzliche Hardware, denn die Lösung ist cloudbasiert. Dadurch kann man von jedem Gerät aus signieren. Zudem ist dadurch auch die Integration der E-Signatur-Lösung in bestehende Systeme wie CRM- oder Dokumentenmanagementsysteme denkbar einfach.
Skribble bietet Unternehmen eine kostenlose 14-tätige Testphase an, in der diese das System kennenlernen und auch Support und Beratung in Anspruch nehmen können.
