Arbeitszeitnachweis unkompliziert erstellen und managen

Herkömmliche Mittel zur Zeiterfassung eignen sich nicht für jedes unternehmerische Umfeld. So sind Stechuhren und modernere Alternativen wie solche mit Chiplesefunktion stets an einen festen Ort gebunden. In Betrieben, bei denen die Mitarbeiter jedoch an wechselnden Standorten tätig sind, ist diese Bindung nicht praxistauglich. Dies ist beispielsweise in Handwerksbetrieben der Fall. Hier findet die Arbeit oft außerhalb des Büros beim Kunden oder auf Baustellen statt. Ähnlich verhält sich dies auch bei Betrieben mit Mitarbeitern im Außendienst oder Homeoffice.

Zu den Herausforderungen in diesem Bereich gehören die Schwierigkeit einer genauen Arbeitszeiterfassung, wenn entsprechende Hilfsmittel fehlen. Ist die eigene Tätigkeit oft veränderlich und unvorhersehbar, sind die Bedingungen nicht selten von Woche zu Woche anders und verlangen ein flexibles Reagieren. Probleme hierbei können im weiteren Verlauf auch zu Schwierigkeiten bei der Erfassung von Pausenzeiten sowie Überstunden und somit bei der korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung führen.

Wird noch mit veralteten Hilfsmitteln wie beispielsweise Listen in Papierform gearbeitet, so kann es zudem schwierig sein, die Arbeitszeiterfassung effizient in Tools für das Projektmanagement oder die Arbeitszeiterfassung zu integrieren. Gerade in der Verwaltung, die oftmals ohnehin gut ausgelastet ist, kann dies für unnötigen Zeitaufwand sorgen.

Eine umständliche Arbeitszeiterfassung mit veralteten Methoden und Hilfsmitteln verschlingt in vielen Betrieben Zeit und Ressourcen. Gerade kleinere Unternehmen müssen jedoch oft sehr genau planen, wie viel Zeit für die Verwaltung im Büro erübrigt werden muss und profitieren von Lösungen, die ein effizienteres Vorgehen ermöglichen. Eine solche Lösung liegt in Zeiten von Smartphones und Tablet buchstäblich "auf der Hand". Auch für die Arbeitszeiterfassung nämlich gibt es inzwischen mobile Anwendungen, die die Papierform oder umständliche Formulare am PC ersetzen können.

Ein großer Vorteil von Apps zur Erfassung der Arbeitszeiten ist die Zeitersparnis durch die Vermeidung manueller Eingaben. Auch wird eine genauere Aufzeichnung möglich, da Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig auf die Anwendung zugreifen können. Bei modernen Systemen besteht ein weiterer Vorteil darin, dass Überstunden sowie Pausenzeiten automatisch berechnet werden können, was die Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen erleichtert. Zudem können eventuell relevante Vorschriften und arbeitsrechtliche Belange besser berücksichtigt und eingehalten werden.

Insgesamt kann der Arbeitszeitnachweis per App sowohl genauer als auch effizienter als mit bisherigen Methoden erfolgen und die Verwaltung im Bereich des Personalwesens sowie der Buchhaltung erleichtern. Das wissen auch die Experten der Rech Consulting GmbH & Co. KG aus Hamburg, die aus diesem Grund die TimeCatcher-Lösung entwickelt haben und bereitstellen. Das Unternehmen versteht sich auf die Beratung rund um SAP Human Capital Management und damit verwandte Bereiche. Das TimeCatcher-System ist eine Serveranwendung, welche Unternehmen nach ihren individuellen Bedürfnissen in ihren Betrieb integrieren können. Als mobile Applikation ist die Software dazu in der Lage, Mitarbeiter aktiv zu unterstützen, indem diese von überall aus ihre Arbeitszeiten erfassen und Arbeits- sowie Schichtpläne abrufen können.

Zu Beginn muss lediglich die Anlage von Kunden, Mitarbeitern sowie Aufträge im System erfolgen, wonach ein QR-Code erstellt wird. Dieser Code lässt sich dann per App scannen und es erfolgt eine automatische Erfassung von Start-, End- sowie Pausenzeiten. Der zusätzliche Vorarbeitermodus erlaubt es Unternehmen, jeweils ein Endgerät für ganze Teams zu nutzen. Der Teamleiter wird hierfür als Vorarbeiter hinterlegt und die Anzahl der Verantwortlichen verringert sich. Teamleiter können mit Hilfe dieser Funktion beispielsweise auch einzelne Mitarbeiter an unterschiedlichen Punkten einsetzen, da die An- und Abmeldung stets bei den Vorarbeitern selbst erfolgt.

Eine interessante Zusatzfunktion von TimeCatcher ist auch der "Badgingmodus", ebenfalls Zonenverwaltung genannt. Hier wird die Arbeitszeiterfassung um einen orts- sowie einheitsbezogenen Aspekt erweitert. Beispielsweise können so Baustellen auf einem großen Unternehmensgelände in mehrere Bereiche unterteilt werden und Mitarbeiter melden sich jeweils dort an, wo sie eingesetzt sind. Dies kann bei Einverständnis auch mit einer Erfassung und Zuordnung von GPS-Daten erfolgen.