Arbeitsabläufe optimieren durch den Einsatz von Work in Progress (WIP) in Kanban

Die Arbeit mit mehreren Teams kann für viele Unternehmen eine Herausforderung sein, insbesondere bei der Verwaltung von größeren Projekten mit mehreren Teams. Einige der häufigsten Workflow-Probleme, mit denen Teams bei der Arbeit konfrontiert werden, sind Überlastungen, Engpässe und eine mangelnde Transparenz.

Vor allem bei Mittelstandsunternehmen kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, woran die einzelnen Teams gerade arbeiten. Dieser Mangel an Transparenz kann zu Doppelarbeit und Missverständnissen führen. Ohne angemessene WIP-Limits können mehrere Teams zu viel Arbeit auf einmal übernehmen, was zu einer Überlastung der Teams und zu einem Rückgang der Produktivität führt.

Wenn ein Team darauf wartet, dass ein anderes Team seine Arbeit abgeschlossen hat, bevor es mit seinen eigenen Aufgaben beginnen kann, kann es auch noch zu Engpässen im Arbeitsablauf kommen, die zu Verzögerungen und verpassten Fristen führen.

Das WIP (Work in Progress) Limit

Um bekannte Probleme vieler Unternehmen zu vermeiden, eignet sich die Einführung von WIP-Grenzen in Kanban. Dies führt zu vielen Vorteilen:

Eine erhöhte Produktivität: Durch die Begrenzung der in Arbeit befindlichen Aufgaben können sich die Teams auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren, anstatt neue Aufgaben zu beginnen. Dies kann zu einer höheren Produktivität und einer schnelleren Erledigung der Aufgaben führen.

Ein besseres Workflow-Management: WIP-Limits unterstützen Teams bei der effizienten Steuerung ihrer Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass jedes Teammitglied zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeitet.

Eine verbesserte Kommunikation: WIP-Limits können dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Teams zu verbessern, indem sie einen Überblick darüber geben, woran jedes Team gerade arbeitet. Auf diese Weise können Doppelarbeit und Fehlkommunikation vermieden werden.

Die Verringerung von Engpässen: Durch die Begrenzung des Umfangs der laufenden Aufgaben können Teams Engpässe vermeiden und sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Tipps zur Optimierung des WIP-Limits im Kanban Board

Auf der Grundlage der Kapazität des Teams und allen Projektanforderungen ist es notwendig, realistische WIP-Grenzwerte festzulegen. Die Festlegung unrealistischer WIP-Grenzwerte kann zu einer Überlastung der Teams und zu einem Rückgang der Produktivität führen. Teams sollten ihren WIP regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nicht zu viel Arbeit auf einmal übernehmen. Wenn das WIP-Limit ständig überschritten wird, kann es an der Zeit sein, die Kapazität des Teams neu zu bewerten und das WIP-Limit entsprechend anzupassen.

Außerdem sollten Teams sich darauf konzentrieren, ihre Aufgaben abzuschließen, bevor sie neue Aufgaben in Angriff nehmen. Das erreichen Teams mit den richtigen Akzeptanzkriterien an den Arbeitsschritten. Dies kann dazu beitragen, die Anhäufung von WIP zu vermeiden und Engpässe im Arbeitsablauf zu verringern. Die Priorisierung von Aufgaben ist ebenso unentbehrlich, um Arbeitsabläufe effektiver zu verwalten und sicherzustellen, dass sie zuerst an den wichtigsten Aufgaben arbeiten. Obendrein kann die Zusammenarbeit mit anderen Teams dazu beitragen, Doppelarbeit zu vermeiden, sodass jedes Teammitglied zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeitet.

Um die geeignete WIP-Grenze zu bestimmen, müssen Teams mehrere Faktoren berücksichtigen, zum Beispiel die Teamkapazität, die Komplexität der Aufgaben und den Grad der erforderlichen Zusammenarbeit. Meistens eignen sich zwei Möglichkeiten, die WIP-Grenze herauszufinden:

1. Man sollte versuchen, pro Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt das WIP-Limit mit 1 oder 2 zu erhöhen. Sind mehr als drei Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt tätig, könnte eine Grenze der Arbeit bei 3 bis 6 festgelegt werden.

2. Ist ein Team skeptisch, sollte man eine hohe WIP-Grenze nutzen, damit der Widerstand erstmal gering ist und sich die Mitarbeiter daran gewöhnen. Dann kann diese Grenz gemeinsam Schritt für Schritt gesenkt werden.

Die WIP-Grenze sollte auf realistischen Schätzungen der Fähigkeit des Teams beruhen. Ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Festlegung des WIP-Limits zu berücksichtigen ist, ist die Art der zu erledigenden Arbeit. So kann bei Aufgaben, die eine intensive Zusammenarbeit oder häufige Kommunikation erfordern, ein niedrigeres WIP-Limit erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder sich koordinieren und effektiv zusammenarbeiten können. Andererseits kann für Aufgaben, die unabhängig voneinander erledigt werden können, ein höheres WIP-Limit erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder nicht untätig sind.

Es ist auch wichtig, das WIP-Limit regelmäßig zu überprüfen und auf der Grundlage des Fortschritts und des Feedbacks des Teams anzupassen. Die Teams sollten ihre Flussmetriken wie Durchlaufzeit und Zykluszeit überwachen, um festzustellen, ob das aktuelle WIP-Limit angemessen ist oder angepasst werden muss. Außerdem sollten sie Feedback von Teammitgliedern und Stakeholdern einholen, um sicherzustellen, dass das WIP-Limit mit den Zielen und Prioritäten des Teams übereinstimmt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Festlegung des richtigen WIP-Limits entscheidend für den Erfolg eines Kanban Boards ist. Durch Befolgung dieser Best Practices können Teams ihren Kanban-Workflow optimieren und ihre Projektziele effizient erreichen.