Steuernummer beantragen: So geht’s schnell und einfach

Die Steuernummer ist eine eindeutige Kennziffer, die vom zuständigen Finanzamt an jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person vergeben wird. Natürliche Personen sind Menschen wie Sie und ich, juristische Personen sind Körperschaften, Vereine und Gesellschaften. Die St.-Nr. dient der Identifikation des Steuerpflichtigen bei der Steuerverwaltung und spielt eine zentrale Rolle bei allen Verwaltungsvorgängen innerhalb der Steuerbehörden.

Die Steuernummer setzt sich je nach Bundesland unterschiedlich zusammen, besteht aber in der Regel aus 10 bis 11 Ziffern. Mit der Einführung des ELSTER-Verfahrens für die elektronische Abgabe von Steuererklärungen wurde ein bundeseinheitliches Schema entwickelt, das die Steuernummer auf 13 Stellen vereinheitlicht.

Die einzelnen Ziffern der Steuernummer haben folgende Bedeutung:

Besonders für drei Zwecke müssen Sie eine Steuernummer beantragen:

1. Steuererklärungen: Die Steuernummer ist hauptsächlich für die Abgabe von Steuererklärungen relevant.
2. Rechnungen: Selbstständige und Unternehmer müssen ihre Steuernummer oder USt-IdNr. auf Rechnungen angeben, außer bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
3. Kommunikation mit dem Finanzamt: Die Steuernummer wird bei allen schriftlichen Korrespondenzen mit der Finanzbehörde verwendet.

Die Steuernummer wird oft mit der Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) verwechselt, die 2007 eingeführt wurde. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen den beiden Kennziffern:

• Die Steuer-ID ist eine bundeseinheitliche, lebenslang gültige Nummer, die vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird. Sie soll langfristig die Steuernummer ablösen.
• Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt erteilt und kann sich bei Umzug oder Änderung des Finanzamtsbezirks ändern.
• Die Steuer-ID besteht aus 11 Ziffern, während die Steuernummer 10 bis 13 Stellen hat.
• Die Steuer-ID wird für private Steuerangelegenheiten wie die Einkommensteuererklärung verwendet, während die Steuernummer auch für geschäftliche Zwecke relevant ist.

Neben der Steuernummer und Steuer-ID gibt es noch weitere steuerliche Kennziffern wie die Umsatzsteuer-ID für Unternehmer und die geplante Wirtschafts-ID für wirtschaftlich Tätige.

Der erste Schritt zur Beantragung einer Steuernummer ist das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Diesen erhalten Gewerbetreibende in der Regel automatisch vom Finanzamt, nachdem sie ihr Gewerbe beim zuständigen Amt angemeldet haben. Freiberufler hingegen müssen den Fragebogen selbstständig anfordern, da für sie keine Gewerbeanmeldung erforderlich ist.

Für die Beantragung der Steuernummer werden je nach Rechtsform und Art der Gewinnermittlung verschiedene Unterlagen benötigt:

• Gesellschaftsvertrag (falls zutreffend)
• SEPA-Lastschriftmandat
• Eröffnungsbilanz (wenn bilanziert wird)
• Erklärung zur organschaftlichen Verbindung (falls zutreffend)
• Anlage FB (bei Beteiligungen)

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gliedert sich in mehrere Abschnitte. Wenn Sie sich lediglich als Privatperson für die Steuererklärung erfassen, sind die Punkte 2 bis 7 für Sie irrelevant:

1. Persönliche Daten
2. Beschreibung der geplanten Tätigkeit (Unterscheidung freiberuflich/gewerblich)
3. Geschätzter Gewinn für das laufende und folgende Jahr (relevant für Steuervorauszahlungen)
4. Art der Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanz)
5. Angaben zum Baugewerbe
6. Angaben zur Beschäftigung von Mitarbeitern (relevant für Lohnsteuer)
7. Angaben zur Umsatzsteuer (geschätzte Umsätze, Abgabetermine der Umsatzsteuervoranmeldung, Kleinunternehmerregelung, Beantragung der USt-IdNr.)

Für Kapitalgesellschaften gibt es ein leicht angepasstes Formular. Der Fragebogen muss innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit beim Finanzamt eingereicht werden.

Die schnellste und bequemste Möglichkeit, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einzureichen, ist die Online-Übermittlung über das ELSTER-Portal. Dort findet man das Formular unter „Formulare & Leistungen“ > „Alle Formulare“. Nach dem Ausfüllen kann es direkt elektronisch an das Finanzamt gesendet werden.

Alternativ kann der Fragebogen auch in Papierform per Post an das Finanzamt geschickt werden. Um den Prozess zu beschleunigen, sollte man den Fragebogen proaktiv anfordern und ausfüllen, anstatt auf die Zusendung durch das Finanzamt zu warten. So lässt sich die Bearbeitungszeit oft um mehrere Wochen verkürzen.

Nach Eingang und Prüfung des Fragebogens vergibt das Finanzamt die neue Steuernummer und teilt diese dem Antragsteller postalisch mit. In der Regel dauert es zwei bis sechs Wochen, bis man die Steuernummer erhält. Sie ist auf allen Geschäftsbriefen und Rechnungen als Pflichtangabe zu führen und auch im Impressum anzugeben.

Freiberufler und Gewerbetreibende haben einige Besonderheiten zu beachten, wenn es um die Beantragung der Steuernummer geht. Während Gewerbetreibende in der Regel automatisch die notwendigen Unterlagen vom Finanzamt erhalten, nachdem sie ihr Gewerbe angemeldet haben, müssen Freiberufler wie Ärzte und Künstler den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung selbstständig anfordern.

Im Vergleich zu Gewerbetreibenden, die ihr Unternehmen beim Gewerbeamt anmelden müssen, nehmen Freiberufler im Steuerrecht einen völlig anderen Status ein und genießen auch verwaltungsrechtlich den einen oder anderen Vorteil:

1. Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig und müssen nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen.
2. Sie ersparen sich eine Bilanz sowie eine komplexe Gewinnermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
3. Als Freiberufler müssen Sie keine Gewerbeanmeldung am Ort Ihres Firmensitzes durchführen.
4. Sie zahlen als Freiberufler keine Gewerbesteuer.
5. Es besteht keine Pflicht, Mitglied bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu werden bzw. Mitgliedsbeiträge dafür zu zahlen.

Freiberufler melden ihre selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt an und erhalten dort eine Steuernummer. Weitere Steuertipps für Unternehmer erhalten Sie in unserem Ratgeber Steuererklärung für Selbstständige.

Für einige Katalogberufe gibt es spezielle Zulassungsanforderungen. Möchten Sie beispielsweise als freiberuflicher Heilpraktiker arbeiten, müssen Sie eine umfassende Prüfung beim örtlichen Gesundheitsamt ablegen, um die geforderte Sachkenntnis unter Beweis zu stellen.

Gelten für Ihren Wunschberuf keine fachlichen Hürden, ist es ausreichend, Ihre Gründung beim Finanzamt anzuzeigen, denn auch als freiberuflicher Künstler zahlen Sie Steuern.

Beim Finanzamt herrscht mitunter immer noch eine gewisse Unsicherheit, ob ein Berufsbild zu den freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeiten zählt. In der Vergangenheit mussten z. B. Freiberufler aus der IT-Branche häufig darum kämpfen, auch entsprechend anerkannt zu werden.

Das Finanzamt legt im Zweifelsfall eine Mischform fest. Es kann also passieren, dass Sie Ihre zuständige Behörde teilweise als freiberuflich tätig und teilweise als gewerbetreibend einstuft. In solchen Fällen verlangt das Finanzamt eine strikte Trennung der Einkünfte als Freiberufler sowie als Gewerbetreibender.

Es gibt eine Faustregel, die Sie in die Lage versetzt, Ihre freiberufliche bzw. gewerbliche Tätigkeit steuerlich vorteilhaft zu gewichten: Bei einer Mischform muss der freiberufliche Anteil größer sein als der gewerbliche. Dann wird Ihnen das Finanzamt Ihre Freiberuflichkeit anerkennen.