Steuererklärung für Selbstständige – So sparen Gewerbetreibende und Freiberufler Steuern

Freiberufler stehen angesichts des Fiskus vor ganz anderen Anforderungen als Angestellte, die nur eine Einkommenssteuererklärung (ESt) abgeben müssen, oft freiwillig. Andererseits bieten sich für Selbstständige auch mehr Möglichkeiten, ihre Steuerlast zu mindern. Im Folgenden erhalten Freiberufler spezifische Steuertipps, beispielsweise zur Nutzung der Rürup-Rente oder zur effektiven Gestaltung des häuslichen Arbeitszimmers, um so ihre Steuern legal und wirksam zu senken.

Für die steuerliche Klassifizierung bei der Gründung eines Unternehmens stellt sich grundlegend zunächst die Frage, ob man einen Gewerbebetrieb eröffnet oder einer freiberuflichen Tätigkeit nachgeht. Freiberufler sind Personen, die selbstständig in wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erziehenden Bereichen tätig sind. Gewerbetreibende hingegen üben eine selbstständige Tätigkeit aus, die nicht als freiberuflich gilt, und müssen ihr Gewerbe beim zuständigen Amt anmelden.

Unabhängig von der Art der Selbstständigkeit ist die Anmeldung beim Finanzamt obligatorisch. Selbstständige müssen sich innerhalb eines Monats nach Aufnahme ihrer Tätigkeit beim zuständigen Finanzamt melden und den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ elektronisch übermitteln. Nach der Überprüfung der Angaben durch das Finanzamt wird eine Steuernummer zugewiesen. Freiberufler hingegen sind von der Gewerbeanmeldung befreit und zahlen keine Gewerbesteuer, sondern lediglich Einkommensteuer und Umsatzsteuer. Letztere auch nicht, wenn sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Die Abgabe der Einkommensteuererklärung muss normalerweise bis zum 31. Juli des Folgejahres erfolgen. Aufgrund besonderer Umstände, wie der Corona-Pandemie, können sich diese Fristen jedoch verlängern. Für das Jahr 2022 ist die Frist beispielsweise bis zum 2. Oktober 2023 verlängert worden. Steuervorauszahlungen sind ebenfalls ein wichtiger Aspekt, wobei die Fristen für die quartalsweisen Zahlungen den 10. März, 10. Juni, 10. September und 10.  Dezember umfassen. Die Abgabefrist für das Steuerjahr 2023 ist der 2. September 2024!

Unternehmer müssen in der Regel erst einmal investieren, um Umsatz und im besten Fall Gewinn zu machen. Als Entlastungsmaßnahme sieht der Staat jede Menge abschreibbare Posten vor, die Gewerbetreibenden und Freiberuflern die Steuerlast nehmen sollen.

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit anfallen. Zu den typischen Betriebsausgaben gehören Löhne, Mieten für Betriebsstätten, Umsatzsteuervorauszahlungen, betriebliche Versicherungen sowie Kosten für Arbeitsmittel und Weiterbildungen. Nicht alle Betriebsausgaben sind sofort voll abzugsfähig; Ausgaben für Anlagevermögen wie teure Maschinen oder Fahrzeuge werden über Abschreibungen steuerlich geltend gemacht.

Selbstständige können nahezu alle Arbeitsmittel, die sie für ihre berufliche Tätigkeit benötigen, als Betriebsausgaben absetzen. Wichtig ist, dass die Arbeitsmittel mindestens zu 90 Prozent betrieblich genutzt werden. Dazu zählen unter anderem Büromöbel, Bürobedarf, Bürotechnik, Geräte und Maschinen sowie Berufsbekleidung. Seit 2021 können auch Computerhardware und -software, inklusive Drucker, komplett im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden, bedingt durch die Reduzierung ihrer Nutzungsdauer auf ein Jahr.

Fahrtkosten, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, sind vollständig steuerlich absetzbar. Die Möglichkeiten zur steuerlichen Geltendmachung der Fahrtkosten variieren: Entweder durch das Führen eines Fahrtenbuchs, die Anwendung der 1-Prozent-Regel bei Fahrzeugleasing oder durch die Nutzung der Kilometerpauschale, bei der pro gefahrenem Kilometer 30 Eurocent angesetzt werden können. Für Selbstständige, die ihr Fahrzeug sowohl privat als auch beruflich nutzen, empfiehlt sich das Führen eines Fahrtenbuchs, um den beruflich genutzten Anteil genau nachzuweisen.

Freiberufler, die von Zuhause aus arbeiten, können die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen, sofern der Raum überwiegend beruflich genutzt wird. Dies umfasst nicht nur die Miete, sondern auch die Kosten für Strom und Heizung. Die Homeoffice-Pauschale ermöglicht es, für jeden Tag der Heimarbeit 5 Euro als Betriebsausgaben geltend zu machen, wobei die jährliche Obergrenze seit 2023 bei 1260 Euro (vorher 600 Euro) liegt.

Selbstständige sind zwar nicht zur gesetzlichen Rentenversicherung verpflichtet, können jedoch durch freiwillige Beiträge in die Rürup-Rente oder andere berufsständische Versorgungswerke ihre Altersvorsorge steuerlich optimieren. Beiträge zu diesen Vorsorgeformen sind in der Steuererklärung als Sonderausgaben absetzbar und schonen damit den Geldbeutel.

Neben einzelnen Abschreibungstipps gibt es auch Strategien, die das Unternehmen an sich betreffen und Steuern einsparen können.

Die Abschreibungsregeln bieten signifikante Steuerentlastungen für Selbstständige. Seit der Coronakrise wurden zum Beispiel die Abschreibungszeiträume für IT-Ausrüstung wie Computer und Software verkürzt, sodass diese innerhalb eines Jahres komplett abgeschrieben werden können. Dies ermöglicht es, größere IT-Anschaffungen sofort steuerlich geltend zu machen und somit den zu versteuernden Gewinn erheblich zu reduzieren. Das ermöglicht zum Beispiel ein effektiveres Zeitmanagement in der Verwaltung und schont die Umwelt.

Der Investitionsabzugsbetrag ist ein kraftvolles Instrument zur Steueroptimierung, das es ermöglicht, bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten für geplante Investitionen bereits für das bestehende Wirtschaftsjahr steuermindernd geltend zu machen. Dies gilt für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Dadurch kann die Steuerbelastung gesenkt werden, ohne Kapital eingesetzt zu haben.

Ein Wechsel der Rechtsform kann steuerliche Vorteile bieten, insbesondere wenn eine Kapitalgesellschaft in eine Partnerschaftsgesellschaft umgewandelt wird. Eine solche Umwandlung kann dazu führen, dass die PartGmbB als Personengesellschaft behandelt wird, die keine Gewerbesteuer zahlt und von der Bilanzierungspflicht befreit ist. Dies vereinfacht die Steuererklärung und kann zu erheblichen Einsparungen führen, da die Einkünfte der Gesellschaft weiterhin als freiberuflich gelten.