Nebenkostenabrechnung prüfen: Wie Sie Ihre Betriebskostenabrechnung kontrollieren

Im Sinne aller Beteiligten sollte die Nebenkostenabrechnung übersichtlich strukturiert und klar verständlich sein. Die folgenden Punkte muss eine Betriebskostenabrechnung beinhalten:

Der Abrechnungszeitraum muss klar definiert sein. Wenn Sie länger als ein Jahr in einem Mietobjekt leben, ist der Abrechnungszeitraum einfach das letzte Kalenderjahr. Sind Sie erst innerhalb des Vorjahres eingezogen, gilt der Zeitraum von Mietbeginn bis zum 31. Dezember.

Der im Mietvertrag angegebene Umlageschlüssel muss erwähnt werden. Dieser kann entweder nach Verbrauch, Anzahl der Bewohner oder Quadratmetern herangezogen werden. Ist im Mietvertrag nichts dazu angegeben, kann der Vermieter die Nebenkosten (mit Ausnahme der Heizkosten) auf die Wohnfläche umlegen. Demnach wäre für Einzelpersonen mit großen Wohnungen die Abrechnung nach Personenzahl am vorteilhaftesten. Familien profitieren hingegen in der Regel eher von einem Umlageschlüssel, der sich nach der Wohnungsgröße richtet.

Im nächsten Schritt müssen die Gesamtkosten aufgeführt werden. Hier sind wirklich alle Kosten im Zusammenhang mit dem Haus aufzulisten. Daraus ergibt sich dann der Mieteranteil, dessen Zusammensetzung beziehungsweise Berechnung deutlich werden sollte.

Weiterhin sind vom Vermieter Ihre geleisteten Vorauszahlungen aufzuführen und in Summe von Ihrem Mieteranteil abzuziehen. Daraus ergibt sich dann die Rückzahlung oder Nachzahlung, die natürlich auch in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden muss.

Grundsätzlich muss im Mietvertrag stehen, was zu den Nebenkosten gehört. Dabei müssen aber nicht alle Posten aufgeschlüsselt sein. Ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genügt. Ist dieser Verweis nicht enthalten, müssen nur die erwähnten Betriebskosten gezahlt werden. Ist zu den Nebenkosten gar nichts im Mietvertrag erwähnt, müssen auch keine gezahlt werden!

Die Heizkosten sind in der Regel der größte Kostenfaktor in der Nebenkostenabrechnung – und eine der häufigsten Fehlerquellen in der Betriebskostenabrechnung. Denn Heizkosten müssen wie Warmwasser auch immer nach Verbrauch abgerechnet werden.

Beim Heizen mit Öl und Gas ist eine CO2-Abgabe zu entrichten, die aktuell noch allein die Mieter tragen müssen. Das könnte sich aber ab 2023 ändern, wenn ein Stufenmodell in Kraft treten soll. Dann würde die CO2-Abgabe je nach energetischem Status des Gebäudes auf Mieter und Vermieter aufgeteilt.

Die Grundsteuer darf Ihr Vermieter auf Sie umlegen. Wenn der Vermieter mit im Haus lebt, muss er jedoch auch gemäß seines Wohnfächenanteils einen Teilbetrag mit selbst entrichten.

Kaltwasser und Abwasser dürfen vom Vermieter zusammen abgerechnet werden. Die Niederschlagswassergebühr, Oberflächenentwässerung sowie Kosten der Legionellen-Prüfung dürfen den Mietern in Rechnung gestellt werden.

Die Wartungskosten für den Aufzug müssen Sie auch als Mieter im Erdgeschoss anteilig mit tragen.

Gebühren für die Straßenreinigung und Müllbeseitigung dürfen zum Mieteranteil hinzugerechnet werden. Zur Straßenreinigung gehören übrigens auch die Kosten für das Räumen und Streuen von Schnee und Eis. Wenn ein Vermieter Reinigungskräfte unterhält, zum Beispiel für das Saubermachen des Treppenhauses, können die finanziellen Aufwendungen sowohl für Personal als auch Putzmittel auf die Mieter entfallen.

Kosten für Pflege und Pflanzen eines (Vor-)Gartens dürfen ebenfalls die Mieter zahlen. Dasselbe gilt im Übrigen auch für Baumfällarbeiten. Jedoch ist die Neuanlage eines Gartens alleinige Sache des Vermieters.

Möchte ein Vermieter die Kosten für selbst ausgeführte Hausmeister- und Gärtner-Tätigkeiten gegenüber den Mietern geltend machen, müssen diese exakt aufgeschlüsselt werden. Außerdem sind Nachweise über die Durchschnittskosten vom Vermieter zu erbringen.

Allein die Stromkosten für die Außenbeleuchtung und Licht im Hausflur, Keller, Treppe, Waschküche sowie gemeinsam genutzte Dachbodenräume darf der Vermieter auf die Mieter umlegen. Nicht jedoch die Kosten für die Leuchtmittel selbst.

Die Schornsteinreinigung müssen die Mieter komplett selbst zahlen. Bei einem Hausmeister sind das Gehalt und die Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich auch auf die Mieter umlegbar. Dies gilt jedoch nicht im vollen Umfang, wenn dieser hausverwalterische Tätigkeiten und Reparaturen vornimmt. Daher dürfen pauschal 20 Prozent der Hausmeisterkosten abgezogen werden, wenn diese nicht genau aufgeschlüsselt sind. Eine Dachrinnenreinigung darf nur den Mietern in Rechnung gestellt werden, wenn sie regelmäßig gemacht wird. Die Beseitigung einer einzelnen Verstopfung muss der Vermieter tragen.

Wartungen von Rauchmeldern können nur dann auf die Mieter umgelegt werden, wenn eine Vereinbarung dazu im Mietvertrag zu finden ist.

Nur die Wohngebäudeversicherung, Haushaftpflichtversicherung und Gewässerschadenshaftpflicht müssen von den Mietern getragen werden.

Bei Abschluss des Mietvertrags konnten Mieter bis Dezember 2021 beim Vermieter direkt einen Kabelanschluss beantragen. Die Kosten dafür wurden auch in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Mieter sollen seit Dezember 2021 nun selbst ihren Kabelanbieter wählen dürfen. Bis zum 30. Juni 2024 gibt es jedoch noch eine Übergangsfrist.

Spätestens ein Jahr nach dem jeweiligen Abrechnungszeitraum (in der Regel ist das genau ein Kalenderjahr) muss die Nebenkostenabrechnung bei Ihnen vorliegen. Danach hat der Vermieter kein Recht mehr auf eine Nachzahlung, Sie aber schon auf eine Rückzahlung und dürfen dementsprechend eine Abrechnung einfordern. Wenn Sie während eines Kalenderjahres umziehen, hat der Vermieter dennoch bis Ende des Folgejahres für die Teilabrechnung Zeit.

Wie bereits kurz umrissen, bilden die Warmwasserkosten mit den Heizkosten eine häufige Fehlerquelle, wenn Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, da diese nach Verbrauch abgerechnet werden. Oft wird das Warmwasser vom Vermieter nach einer Formel berechnet oder geschätzt. Dann können Sie den veranschlagten Betrag für die Position pauschal um 15 Prozent kürzen.

Die Nebenkosten für leerstehende Wohnungen darf der Vermieter nicht auf die vermieteten Wohnungen umlegen. Der Verteilerschlüssel darf nicht geändert werden. Betriebskosten für unvermietete Wohnungen muss der Vermieter übernehmen. Dasselbe gilt auch für Wohneinheiten, die der Vermieter selbst bewohnt.

Befinden sich gewerbliche und private Mieter in einem Haus muss der Vermieter die Nebenkosten für die Gewerbeeinheit gesondert abrechnen, wenn diese unverhältnismäßig hohe Mehrkosten verursacht.

Für die Reinigung von Wasserrohren darf der Vermieter von den Mietern kein Geld verlangen. Dasselbe gilt für Sonderreinigungen zur Entfernung von Verschmutzungen, die zum Beispiel bei der Verschmutzung durch Baustellen entstehen können.

Zwar dürfen die Gebühren für die Straßenreinigung und Müllbeseitigung den Mietern in Rechnung gestellt werden, dies gilt jedoch nicht für die Miet- und Anschaffungskosten der Müllbehälter.

Ähnliches gilt für Rauchmelder: Auch hier darf der Vermieter die reinen Anschaffungs- oder Mietkosten nicht an die Mieter weitergeben. Das Geld für die Wartung der Rauchmelder darf, wie oben erwähnt, nur von den Mietern verlangt werden, wenn es ausdrücklich im Mietvertrag so geschrieben steht.

Kosten für die Hausverwaltung, Reparaturkosten im Haus und Bankgebühren dürfen nicht auf der Nebenkostenabrechnung auftauchen – auch wenn sie im Mietvertrag stehen.

Hinweis: Einmalige Kostenpositionen dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung stehen. Sie sollten skeptisch werden, wenn einzelne Posten plötzlich teurer als im Vorjahr sind. Vermieter „verstecken“ hier gerne Kosten für einzelne Reparaturen oder Wartungen.

Zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung dürfen Sie von Ihrem Recht zur Belegeinsicht Gebrauch machen. Das bedeutet, Sie können sich in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung die Originale der Rechnungen und Zahlungsbelege zeigen lassen. Allerdings müssen Ihnen von Vermieterseite aus keine Fragen zur Betriebskostenabrechnung beantwortet werden. Sie haben keinen Anspruch auf Kopien der Rechnungsbelege. Es sei denn, der Vermieter wohnt so weit weg, dass eine persönliche Akteneinsicht unzumutbar ist. Wenn Ihr Vermieter Ihnen unrechtmäßig die Einsicht verweigert, dürfen Sie die laufenden Vorauszahlungen zeitweilig einstellen. Sie dürfen aber nicht die bisher gezahlten Betriebskosten pauschal zurückverlangen.

Prinzipiell gilt für Nebenkosten, dass der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit einzuhalten ist. Vermieter sind nicht dazu verpflichtet, den günstigsten Anbieter zu nehmen, aber die Kosten dürfen die üblichen Marktpreise auch nicht allzu sehr übersteigen. Sie selbst müssen jedoch nachweisen, dass die Ausgaben zu hoch sind, zum Beispiel, indem Sie alternative Angebote erfragen und vorlegen. Wenn Dienstleistungen wie die Gartenpflege oder Hausflurreinigung ohne bisherige Beanstandungen von den Mietern des Hauses übernommen wurde, ist es nicht zulässig, dass der Vermieter eine Firma damit beauftragt und bei den Nebenkosten geltend macht.

Um einen Widerspruch zur Betriebskostenabrechnung vorzubringen, haben Sie zwölf Monate nach Erhalt einer korrekten Nebenkostenabrechnung Zeit. Sollte sich auf der Nebenkostenabrechnung ein Passus in der Form befinden, dass ein Widerspruch innerhalb von vier Wochen einzulegen ist, muss nur die Rückerstattung beziehungsweise Nachzahlung in dem Zeitraum erfolgen. Unter Umständen sollten Sie bei der Zahlung daher erklären, dass Sie sich noch einen Widerspruch vorbehalten. Die zwölfmonatige Widerspruchsfrist bleibt Ihnen in jedem Fall erhalten.

Im Widerspruchsschreiben muss der korrekte Abrechnungszeitraum und das Datum der Nebenkostenabrechnung erwähnt werden. Vor allem müssen Sie aber genau beschreiben, welche Kostenpositionen Sie zu beanstanden haben. Sie können um eine Übersendung von Kopien der Rechnungs- und Zahlungsbelege bitten, aber Ihr Vermieter muss dem nicht nachkommen.

Gewisse Nebenkosten können Sie bei der Steuererklärung angeben. Nach § 35a des Einkommensteuergesetzes können Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Beschäftigungen. Haushaltsnahe Dienstleistungen sind bis 4.000 Euro jährlich absetzbar, also 20 Prozent der Arbeitskosten bis zu einer Rechnungshöhe von maximal 20.000 Euro. Bei Handwerkerleistungen sind 20 Prozent bis zu einer Rechnungssumme von 6.000 Euro abzugsfähig. Eine genaue Übersicht finden Sie im Folgenden:

Ein Vermieter darf nach der Nebenkostenabrechnung die monatlichen Vorauszahlungen erhöhen, wenn er damit rechnen kann, dass Kosten im Folgejahr steigen. Dazu ist er jedoch nicht verpflichtet. Wenn der Vermieter es aber tut, ist eine Zustimmung von Ihnen nicht notwendig. Möchten Vermieter die Vorauszahlungen aber bereits im Vorfeld erhöhen, wenn sie wie im Jahr 2022 damit rechnen, dass die Energiekosten im Folgejahr rapide steigen werden, müssen Sie dem erst zustimmen.

Beim Auszug darf der Vermieter einen Teil der Kaution einbehalten, wenn er mit einer Nachzahlung rechnet. Diese Summe muss angemessen sein und sollte sich daher nach der Nachzahlungshöhe richten. Die gesamte Kaution einzubehalten, ist in den meisten Fällen nicht angemessen. Weitere Informationen erhalten Sie im Artikel Mieterhöhung.

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