Nebenkostenabrechnung prüfen: Wie Sie Ihre Betriebskostenabrechnung kontrollieren

Im Sinne aller Beteiligten sollte die Nebenkostenabrechnung übersichtlich strukturiert und klar verständlich sein. Die folgenden Punkte muss eine Betriebskostenabrechnung beinhalten:

Der Abrechnungszeitraum muss klar definiert sein. Wenn Sie länger als ein Jahr in einem Mietobjekt leben, ist der Abrechnungszeitraum einfach das letzte Kalenderjahr. Sind Sie erst innerhalb des Vorjahres eingezogen, gilt der Zeitraum von Mietbeginn bis zum 31. Dezember.

Der im Mietvertrag angegebene Umlageschlüssel muss erwähnt werden. Dieser kann entweder nach Verbrauch, Anzahl der Bewohner oder Quadratmetern herangezogen werden. Ist im Mietvertrag nichts dazu angegeben, kann der Vermieter die Nebenkosten (mit Ausnahme der Heizkosten) auf die Wohnfläche umlegen. Demnach wäre für Einzelpersonen mit großen Wohnungen die Abrechnung nach Personenzahl am vorteilhaftesten. Familien profitieren hingegen in der Regel eher von einem Umlageschlüssel, der sich nach der Wohnungsgröße richtet.

Im nächsten Schritt müssen die Gesamtkosten aufgeführt werden. Hier sind wirklich alle Kosten im Zusammenhang mit dem Haus aufzulisten. Daraus ergibt sich dann der Mieteranteil, dessen Zusammensetzung beziehungsweise Berechnung deutlich werden sollte.

Weiterhin sind vom Vermieter Ihre geleisteten Vorauszahlungen aufzuführen und in Summe von Ihrem Mieteranteil abzuziehen. Daraus ergibt sich dann die Rückzahlung oder Nachzahlung, die natürlich auch in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden muss.

Grundsätzlich muss im Mietvertrag stehen, was zu den Nebenkosten gehört. Dabei müssen aber nicht alle Posten aufgeschlüsselt sein. Ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genügt. Ist dieser Verweis nicht enthalten, müssen nur die erwähnten Betriebskosten gezahlt werden. Ist zu den Nebenkosten gar nichts im Mietvertrag erwähnt, müssen auch keine gezahlt werden!

Die Heizkosten sind in der Regel der größte Kostenfaktor in der Nebenkostenabrechnung – und eine der häufigsten Fehlerquellen in der Betriebskostenabrechnung. Denn Heizkosten müssen wie Warmwasser auch immer nach Verbrauch abgerechnet werden.

Beim Heizen mit Öl und Gas ist eine CO2-Abgabe zu entrichten, die aktuell noch allein die Mieter tragen müssen. Das könnte sich aber ab 2023 ändern, wenn ein Stufenmodell in Kraft treten soll. Dann würde die CO2-Abgabe je nach energetischem Status des Gebäudes auf Mieter und Vermieter aufgeteilt.

Die Grundsteuer darf Ihr Vermieter auf Sie umlegen. Wenn der Vermieter mit im Haus lebt, muss er jedoch auch gemäß seines Wohnfächenanteils einen Teilbetrag mit selbst entrichten.

Kaltwasser und Abwasser dürfen vom Vermieter zusammen abgerechnet werden. Die Niederschlagswassergebühr, Oberflächenentwässerung sowie Kosten der Legionellen-Prüfung dürfen den Mietern in Rechnung gestellt werden.

Die Wartungskosten für den Aufzug müssen Sie auch als Mieter im Erdgeschoss anteilig mit tragen.

Gebühren für die Straßenreinigung und Müllbeseitigung dürfen zum Mieteranteil hinzugerechnet werden. Zur Straßenreinigung gehören übrigens auch die Kosten für das Räumen und Streuen von Schnee und Eis. Wenn ein Vermieter Reinigungskräfte unterhält, zum Beispiel für das Saubermachen des Treppenhauses, können die finanziellen Aufwendungen sowohl für Personal als auch Putzmittel auf die Mieter entfallen.

Kosten für Pflege und Pflanzen eines (Vor-)Gartens dürfen ebenfalls die Mieter zahlen. Dasselbe gilt im Übrigen auch für Baumfällarbeiten. Jedoch ist die Neuanlage eines Gartens alleinige Sache des Vermieters.

Möchte ein Vermieter die Kosten für selbst ausgeführte Hausmeister- und Gärtner-Tätigkeiten gegenüber den Mietern geltend machen, müssen diese exakt aufgeschlüsselt werden. Außerdem sind Nachweise über die Durchschnittskosten vom Vermieter zu erbringen.

Allein die Stromkosten für die Außenbeleuchtung und Licht im Hausflur, Keller, Treppe, Waschküche sowie gemeinsam genutzte Dachbodenräume darf der Vermieter auf die Mieter umlegen. Nicht jedoch die Kosten für die Leuchtmittel selbst.

Die Schornsteinreinigung müssen die Mieter komplett selbst zahlen. Bei einem Hausmeister sind das Gehalt und die Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich auch auf die Mieter umlegbar. Dies gilt jedoch nicht im vollen Umfang, wenn dieser hausverwalterische Tätigkeiten und Reparaturen vornimmt. Daher dürfen pauschal 20 Prozent der Hausmeisterkosten abgezogen werden, wenn diese nicht genau aufgeschlüsselt sind. Eine Dachrinnenreinigung darf nur den Mietern in Rechnung gestellt werden, wenn sie regelmäßig gemacht wird. Die Beseitigung einer einzelnen Verstopfung muss der Vermieter tragen.

Wartungen von Rauchmeldern können nur dann auf die Mieter umgelegt werden, wenn eine Vereinbarung dazu im Mietvertrag zu finden ist.

Nur die Wohngebäudeversicherung, Haushaftpflichtversicherung und Gewässerschadenshaftpflicht müssen von den Mietern getragen werden.

Bei Abschluss des Mietvertrags konnten Mieter bis Dezember 2021 beim Vermieter direkt einen Kabelanschluss beantragen. Die Kosten dafür wurden auch in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Mieter sollen seit Dezember 2021 nun selbst ihren Kabelanbieter wählen dürfen. Bis zum 30. Juni 2024 gibt es jedoch noch eine Übergangsfrist.

Spätestens ein Jahr nach dem jeweiligen Abrechnungszeitraum (in der Regel ist das genau ein Kalenderjahr) muss die Nebenkostenabrechnung bei Ihnen vorliegen. Danach hat der Vermieter kein Recht mehr auf eine Nachzahlung, Sie aber schon auf eine Rückzahlung und dürfen dementsprechend eine Abrechnung einfordern. Wenn Sie während eines Kalenderjahres umziehen, hat der Vermieter dennoch bis Ende des Folgejahres für die Teilabrechnung Zeit.