Arbeitszimmer absetzen: So sparen Sie Steuern

Das Jahressteuergesetz 2022 hat viele Änderungen für die steuerliche Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers ab dem Veranlagungszeitraum 2023 mit sich gebracht. Diese Neuregelungen haben das Ziel, die Abzugsmöglichkeiten für Arbeitnehmer und Selbstständige zu vereinfachen und an die modernen Arbeitsformen anzupassen.

Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, können die Aufwendungen weiterhin in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Dies gilt unverändert für Personen, die den Großteil ihrer Arbeit im Arbeitszimmer verrichten. Der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit ist hierbei ausschlaggebend, nicht der zeitliche Umfang.

Zu den abzugsfähigen Kosten gehören unter anderem: Miete, Betriebskosten, Renovierungskosten (anteilig oder vollständig) und Kosten für die Ausstattung.

Als Alternative zum vollständigen Kostenabzug wurde eine Jahrespauschale eingeführt. Steuerpflichtige können nun wählen, ob sie die tatsächlichen Aufwendungen oder eine Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr abziehen möchten. Diese Pauschale bietet sich besonders an, wenn die tatsächlichen Aufwendungen für das Arbeitszimmer unter diesem Betrag liegen.

Die Jahrespauschale ist ein festgelegter Pauschbetrag, der sämtliche Ausgaben im Zusammenhang mit der betrieblichen oder beruflichen Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers abdeckt. Sollte die Nutzung des Arbeitszimmers in einem vollen Kalendermonat nicht gegeben sein, wird die Pauschale um ein Zwölftel für diesen Monat gekürzt. Steuerpflichtige haben die Wahl, ob sie die tatsächlichen Kosten oder die Pauschale geltend machen – allerdings muss diese Entscheidung für das gesamte Wirtschafts- oder Kalenderjahr einheitlich getroffen werden. Bis zur Unanfechtbarkeit des Steuerbescheids kann die Wahlentscheidung noch angepasst werden. Wichtig zu beachten ist, dass die Jahrespauschale personenbezogen ist und nicht mehrfach für unterschiedliche Tätigkeiten genutzt werden kann.

Eine wesentliche Änderung seit 2023 betrifft den Wegfall der bisherigen 1.250-Euro-Regelung. Vor 2023 konnten Arbeitnehmer, denen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, Kosten für das Arbeitszimmer bis zu diesem Höchstbetrag absetzen. Diese Möglichkeit entfällt ab 2023.

Stattdessen wurde die Homeoffice-Pauschale erweitert und entfristet. Arbeitnehmer können nun eine Tagespauschale von sechs Euro für jeden Tag, an dem sie überwiegend von zu Hause aus arbeiten, geltend machen. Der maximale Abzugsbetrag wurde auf 1.260 Euro pro Jahr erhöht, was 210 Arbeitstagen entspricht.

Diese Tagespauschale kann auch dann in Anspruch genommen werden, wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist. Es reicht aus, wenn die Tätigkeit in einem abgetrennten Arbeitsbereich innerhalb der Wohnung ausgeübt wird. „Überwiegend“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass mehr als die Hälfte der täglichen Arbeitszeit von zu Hause aus verrichtet wird.

Für Selbstständige und Freiberufler gelten ähnliche Regelungen. Sie können ebenfalls zwischen dem vollständigen Kostenabzug und der Jahrespauschale wählen, wenn ihr Arbeitszimmer den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit bildet.

Um die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen, müssen Sie diese dokumentieren. Das Finanzamt prüft häufig, ob die Voraussetzungen für den Steuerabzug erfüllt sind.

Eine detaillierte Raumskizze des Arbeitszimmers ist ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation. Sie sollte die genauen Maße des Raumes enthalten und dessen Lage innerhalb der Wohnung oder des Hauses zeigen. Auch die Positionierung von Möbeln und Arbeitsmitteln sollte dargestellt werden. Dies hilft zu beweisen, dass es sich um ein echtes Arbeitszimmer handelt und nicht etwa um einen Mehrzweckraum.

Zusätzlich zur Skizze empfiehlt es sich, Fotos des Arbeitszimmers anzufertigen. Diese sollten den Raum aus verschiedenen Perspektiven zeigen und die ausschließlich berufliche Nutzung dokumentieren. Besonders wichtig ist dies bei temporären Arbeitszimmern oder wenn sich die Raumnutzung im Laufe der Zeit ändert.

Für die steuerliche Geltendmachung des Arbeitszimmers ist eine detaillierte Aufstellung aller anfallenden Kosten erforderlich. Dazu gehören:

• Anteilige Miete oder Abschreibung bei Eigentum
• Nebenkosten wie Strom, Heizung und Wasser
• Versicherungen
• Renovierungs- und Instandhaltungskosten
• Kosten für Einrichtungsgegenstände und Arbeitsmittel

Um den absetzbaren Anteil zu ermitteln, wird die Fläche des Arbeitszimmers ins Verhältnis zur Gesamtwohnfläche gesetzt. Ein Beispiel: Bei einem 13 Quadratmeter großen Arbeitszimmer in einer 65 Quadratmeter großen Wohnung beträgt der absetzbare Anteil 20 Prozent.

Alle Belege, Rechnungen und Quittungen sollten sorgfältig aufbewahrt und chronologisch oder thematisch sortiert werden. Dies erleichtert nicht nur die jährliche Steuererklärung, sondern auch eine mögliche Prüfung durch das Finanzamt.

Für Einrichtungsgegenstände und Arbeitsmittel gelten besondere Regeln. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einem Nettowert von 925 Euro können sofort abgesetzt werden. Teurere Anschaffungen müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, wobei die Nutzungsdauer je nach Gegenstand variiert.

Ein Arbeitszeitnachweis ist besonders wichtig, wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. In diesem Fall sollte ein detailliertes Tagebuch geführt werden, das Auskunft darüber gibt, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten das Arbeitszimmer genutzt wurde. Für die Homeoffice-Pauschale, die eine Alternative zum Abzug der tatsächlichen Kosten darstellt, ist ebenfalls eine genaue Dokumentation der Arbeitstage zu Hause erforderlich.

Die steuerliche Behandlung von Arbeitsmitteln ist ein wichtiger Aspekt für Arbeitnehmer und Selbstständige, die von zu Hause aus arbeiten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Kosten steuerlich geltend zu machen, abhängig von der Art des Arbeitsmittels und dessen Anschaffungskosten.

Für Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten bis zu 800 Euro netto (952 Euro brutto bei 19 Prozent Mehrwertsteuer) gilt die Regelung der geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG). Diese können im Jahr der Anschaffung sofort und in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das bedeutet, dass beispielsweise ein Bürostuhl oder ein Drucker, der weniger als 952 Euro kostet, direkt im Jahr des Kaufs steuerlich geltend gemacht werden kann.

Bei Arbeitsmitteln, deren Anschaffungskosten über dieser Grenze liegen, müssen die Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Dies wird als Abschreibung oder Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. Die Nutzungsdauer variiert je nach Art des Arbeitsmittels und ist in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt.

Eine wichtige Neuerung betrifft die steuerliche Behandlung von Computerhardware und Software. Seit 2021 gilt für diese eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr, was praktisch einer Sofortabschreibung gleichkommt. Dies gilt unabhängig von den Anschaffungskosten und umfasst eine breite Palette von Geräten, darunter Computer, Notebooks, Tablets, Drucker und Peripheriegeräte sowie die dazugehörige Software.

Bei der Abschreibung über mehrere Jahre ist zu beachten, dass im Jahr der Anschaffung nur eine zeitanteilige Abschreibung möglich ist. Das bedeutet, die Abschreibung wird auf volle Monate gerundet. Kauft man beispielsweise einen Schreibtisch für 1.500 Euro im Juli, kann man für dieses Jahr nur die Hälfte der jährlichen Abschreibung ansetzen.

Bei Arbeitsmitteln, die sowohl beruflich als auch privat genutzt werden, ist eine anteilige steuerliche Berücksichtigung möglich. Allerdings muss die berufliche Nutzung mindestens zehn Prozent betragen, damit das Finanzamt die Kosten anerkennt.

Für die Aufteilung der Kosten bei gemischt genutzten Gegenständen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine gängige Methode ist die Aufteilung nach dem Verhältnis der Nutzungszeiten. Wird beispielsweise ein Computer zu 70 Prozent beruflich und zu 30 Prozent privat genutzt, können 70 Prozent der Anschaffungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Bei Telekommunikationskosten akzeptiert die Finanzverwaltung einen pauschalen Ansatz von 20 Prozent der Rechnungssumme als beruflich veranlasst, maximal jedoch 20 Euro pro Monat. Höhere Beträge müssen durch Einzelnachweise belegt werden.

Beachten Sie, dass bei der Homeoffice-Pauschale, die seit 2023 sechs Euro pro Tag beträgt (maximal 1.260 Euro im Jahr), keine zusätzlichen Kosten für Arbeitsmittel geltend gemacht werden können. Die Pauschale deckt alle Aufwendungen für die betriebliche und berufliche Tätigkeit in der häuslichen Wohnung ab.

Für Selbstständige und Freiberufler gelten ähnliche Regelungen wie für Arbeitnehmer. Sie können die Kosten für Arbeitsmittel ebenfalls als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei ist es unerheblich, ob sie ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer haben oder nicht.

Die steuerliche Absetzbarkeit des Arbeitszimmers hat eine große Bedeutung für viele Berufstätige in Deutschland. Die neuen Regelungen ab 2023 bringen mehr Flexibilität und Vereinfachungen mit sich. Besonders die Einführung der Jahrespauschale von 1.260 Euro und die Erweiterung der Homeoffice-Pauschale bieten Möglichkeiten, Steuern zu sparen. Diese Änderungen passen sich den modernen Arbeitsformen an und machen es leichter, die Kosten für das Arbeiten von zu Hause geltend zu machen.